Ikgadējā pilnsapulce (AGM) notiek reizi gadā saskaņā ar organizācijas statūtiem vai noteikumiem. Šīs sanāksmes laikā jums būs jāapspriež finanses, valdes vēlēšanas un citi jautājumi, kas skar visu organizāciju.
Soļi
1. daļa no 3: Pirmā daļa: sapulces plānošana
1. solis. Pārskatiet organizācijas noteikumus
Pirms kaut ko iestatāt, pārskatiet organizācijas noteikumus un noteikumus attiecībā uz kopsapulci. Lai gan lielākā daļa organizāciju ievēro to pašu vispārējo struktūru, dažas detaļas var atšķirties.
- Sīkāka informācija, kas jums, iespējams, būs jāpievērš, lai iekļautu paziņojumu, kas jums jāsniedz dalībniekiem par sapulci, jauno valdes locekļu ievēlēšanas procedūru un informācijas veidu, kas jāpārskata katrā kopsapulcē.
- Jums arī jāpārbauda, cik cilvēku ir jāpiedalās, lai sanāksme tiktu uzskatīta par oficiālu, un kādā veidā būtu jāiesniedz un jābalso par jauniem grozījumiem organizācijas statūtos.
2. solis. Ieplāno sapulci agri
Pēc iespējas ātrāk iestatiet kopsapulces datumu un laiku. Nekavējoties informējiet galvenos dalībniekus.
- Nepilnvarīgie locekļi jāinformē, tiklīdz informācija ir pabeigta.
- Kad visi ir informēti par datumu, jums regulāri jāizsūta atgādinājumi, lai neviens neaizmirstu.
3. solis. Nodrošiniet norises vietu
Ja jums nav savas norises vietas, jums jāizvēlas vieta, kas var noturēt jūsu sapulci un pēc iespējas ātrāk to nodrošināt.
- Pat ja jums ir savas telpas, kopsapulces rīkošana atsevišķā vietā var padarīt notikumu nozīmīgāku un tādējādi piesaistīt vairāk apmeklētāju.
- Izvēlieties vietu, kurā var uzņemt visus iesaistītos. Pārliecinieties, ka istaba ir pietiekami liela, lai ērti varētu turēties visi. Ja jums ir biedri vai citi apmeklētāji, kuriem nepieciešama īpaša izmitināšana (piemēram, plašas durvju ailes un rampas, kas paredzētas ratiņkrēslā sēdošajiem), pirms rezervēšanas pārliecinieties, vai vieta atbilst šīm vajadzībām.
- Kad esat izvēlējies pareizo vietu, rezervējiet to, tiklīdz esat iestatījis datumu un laiku.
4. solis. Sagatavojiet darba kārtību
Darba kārtība būtībā ir saraksts vai informācijas izklāsts, kas tiks izskatīts kopsapulcē.
- Sagatavojiet šo darba kārtību iepriekš. Jums, iespējams, vajadzēs to nosūtīt dalībniekiem ar paziņojumu par sapulci, bet pat ja jūs to nedarīsit, jums būs jābūt gatavam to nodot īstā sapulcē.
- Uzskaitiet diskusiju tēmas tādā secībā, kādā paredzat tās risināt.
- Parasti darba kārtībā pietiek ar katras tēmas nosaukuma uzskaitīšanu. Jums, iespējams, nav jāsniedz sīkāka informācija par katru tēmu.
-
Darba kārtības paraugs varētu izskatīties apmēram šādi:
- DARBA KĀRTĪBA
- 1) Laipni lūdzam
- 2) atvainojamies par prombūtni
- 3) Iepriekšējās akcionāru sapulces minūtes
- 4) Jautājumi, kas izriet no minūtēm
- 5) Priekšsēdētāja personas gada pārskats
- 6) sekretāra gada pārskats
- 7) Kasiera gada pārskats
- 8) Virsnieku ievēlēšana
- 9) Vispārējie darījumi
- 10) Nākamās sanāksmes datums
- 11) Sanāksmes noslēgums
Solis 5. Veltiet nepieciešamo laiku dokumentu un ziņojumu sagatavošanai
Visu dažādu paziņojumu, ziņojumu un dokumentu sagatavošana, kas jums būs nepieciešami pilnsapulcei, prasa laiku, tāpēc sāciet to savlaicīgi.
- Rūpējieties par visiem jūsu pārziņā esošajiem dokumentiem un ziņojumiem pēc iespējas agrāk.
- Atgādiniet citiem komitejas locekļiem arī sagatavot informāciju, par kuru viņi ir atbildīgi.
- Dokumenti, kas jums, iespējams, būs jāsagatavo, var ietvert ikmēneša finanšu pārskatus un citus finanšu pārskatus, iepriekšējo pilnsapulces protokolu, prezidenta ziņojumu, sekretāra ziņojumu un kasiera ziņojumu.
6. solis. Sazinieties ar biedriem par vadošajām lomām
Ja valdes vēlēšanas tiks apspriestas kopsapulcē, pirms pašas sapulces jums vajadzētu meklēt locekļus, kuri varētu atbilst nepieciešamajām lomām.
- Runājiet ar biedriem, uz kuriem skatāties, un jautājiet, vai viņi būtu gatavi uzņemties šo lomu.
- Ja būs nepieciešama papildu apmācība, nodrošiniet šiem dalībniekiem nepieciešamo apmācību.
7. solis. Nosūtiet paziņojumu
Visiem dalībniekiem jums jānosūta oficiāls paziņojums par sapulci. Nosakot, kad un kā to izdarīt, ievērojiet savas organizācijas noteikumos noteiktos noteikumus.
- Jums var būt nepieciešams uzaicināt arī sponsorus, biedrus un absolventus, kā arī citas ieinteresētās personas vai saistītās puses.
- Parasti paziņojumā par sapulci jāiekļauj akcionāru sapulces datums, laiks, ilgums un vieta. Jums būs jānorāda, ka vēlēšanas tiek rīkotas, kad tas ir piemērojams.
- Jūs varat iekļaut visu sanāksmes darba kārtību vai arī izvēlēties vienu vai divus galvenos jautājumus. Pārbaudiet organizācijas konstitūciju, lai noteiktu pareizo procedūru.
8. solis. Izveidojiet vietu pirms sapulces
Kopsapulces dienā ierodieties vairākas stundas agrāk, lai jūs varētu iekārtot istabu.
Ņemiet vērā, ka daži dalībnieki var ierasties apmēram 30 minūtes agrāk. Mēģiniet iestatīt visas sēdvietas un atspirdzinājumus, pirms tas notiek
2. daļa no 3: Otrā daļa: Darba kārtības apspriešana sanāksmē
Solis 1. Veltiet minūtes
Sekretārs parasti ir atbildīgs par sanāksmju protokolu sastādīšanu, bet, ja jūsu organizācijā tas tā nav, jums būs jāieceļ kāds, kas reģistrē kopsapulces saturu.
- Reģistrējiet visus sapulcē pieņemtos lēmumus, īpaši tos, kas attiecas uz vēlēšanām un izmaiņām organizācijas statūtos.
- Tā var būt arī gudra ideja ierakstīt dalībnieku vārdus un kontaktinformāciju. To var izdarīt, uzdodot dalībniekiem pierakstīties ierodoties.
Solis 2. Laipni lūdzam apmeklētājus
Atveriet AGM ar oficiālu sveicienu. Šī apsveikuma laikā pārliecinieties, ka sanāksmes darba kārtība un gada pārskati tiek izplatīti dalībniekiem.
- Pasludiniet sanāksmi par atklātu. To darot, norādiet pilnu organizācijas nosaukumu un pašreizējo AGM numuru (divdesmit otrā ikgadējā pilnsapulce, trīsdesmit deviņas gada kopsapulce utt.).
- Laipni lūdzam visus dalībniekus un nosauciet īpašos apmeklētājus.
3. solis. Atvainojiet
Ja kāda ierēdņa vai nozīmīga biedra nav klāt, pēc apsveikuma ziņojuma varat īsi norādīt prombūtnē esošo personu vārdus.
- Jūs varat arī uzaicināt citus klātesošos biedrus atvainoties papildu klātesošo dalībnieku vārdā.
- Veiciet oficiālu priekšlikumu, lai pieņemtu atvainošanos.
4. solis. Pārskatiet iepriekšējās sanāksmes protokolu
Pārbaudiet, vai visi ir saņēmuši pagājušā gada akcionāru sapulču kopijas. Pārskatiet šo protokolu un, kad visas problēmas ir atrisinātas, pārejiet pie oficiāla protokola pieņemšanas.
- Ja ir jāveic kādi labojumi vai labojumi, tie jāveic pirms protokola pieņemšanas.
- Pēc balsošanas par protokola pieņemšanu priekšsēdētājam tas būs jāparaksta.
5. solis. Iepazīstiniet ar jaunām lietām
Tēmas, kas saistītas ar jūsu iepriekšējās pilnsapulces protokoliem, ir jārisina tūlīt pēc šo protokolu pieņemšanas.
Pārrunājiet lietas pēc vajadzības. Tas parasti ir laiks, lai paustu bažas un novērojumus, tāpēc oficiāli priekšlikumi var nebūt vajadzīgi
6. solis. Pārskatiet pārskatus
Jums būs jāapspriež prezidenta vai priekšsēdētāja ziņojums, sekretāra ziņojums un kasiera ziņojums.
- Izlasiet un apspriediet katru ziņojumu atsevišķi. Pēc katra ziņojuma rūpīgas izskatīšanas jums ir jāiesniedz oficiāls priekšlikums pieņemt šo ziņojumu.
- Kaseses ziņojuma laikā jums būs jāiesniedz klātesošajiem ieraksts par iepriekšējā gada finansēm. Parasti kasieris var veikt uzdevumu, bet dažām organizācijām var būt nepieciešama neatkarīgas puses izmantošana.
7. Iziet visas vēlēšanas
Ja šī gada akcionāru sapulcē ir jāievēl jauni valdes locekļi, jums šīs vēlēšanas jānotiek pēc ziņojumu iesniegšanas, bet pirms vispārējo jautājumu risināšanas.
- Iepriekš sagatavojiet nepieciešamos materiālus.
- Pirms sanāksmes izlemiet par balsošanas sistēmu. Pirms balsu nodošanas skaidri izskaidrojiet sistēmu.
- Neitrālai partijai jāskaita balsis.
- Protokolā būs jāparāda, kurš tika nominēts, kurš ierosināja nomināciju un kurš to norīkoja. Tajā būtu arī jāuzskaita katra kandidāta balsu skaits un tas, kurš tika ievēlēts katrā amatā.
8. solis. Apspriediet vispārējos jautājumus
Vispārējās lietas parasti ir pēdējais jautājums, kas tiek apspriests akcionāru sapulcē. Šis ir laiks, kad apmeklētāji var aktualizēt jautājumus un bažas, kas citādi nav apskatītas.
Tā kā šī sanāksmes daļa ir nedaudz neoficiāla, jūs, iespējams, šajā laikā nepieņemsit nevienu priekšlikumu vai balsojumu
9. solis. Iestatiet nākamās sanāksmes datumu
Ja jūs zināt nākamās pilnsapulces datumu un vietu, paziņojiet to šīs sanāksmes beigās.
Izlaidiet šo soli, ja vēl nav izstrādāti oficiāli plāni
10. solis. Aizveriet sapulci
Kad viss ir izklāstīts, pasludiniet kopsapulci par slēgtu.
3. daļa no 3: Trešā daļa: tikšanās padarīšana par patīkamu
1. solis. Ievietojiet sveicēju pie durvīm
Ieceliet kādu biedru vai divus, lai viņi stāv pie durvīm un sveicina cilvēkus, kad viņi ierodas.
Sveicēju izmantošana var padarīt atmosfēru draudzīgāku un viesmīlīgāku
2. solis. Nodrošiniet atspirdzinājumus
Vismaz mēģiniet nodrošināt apmeklētājiem ūdeni, it īpaši, ja sanāksme būs ilgstoša.
- Labāks risinājums ir piedāvāt dažādus atspirdzinājumus. Apsveriet iespēju nodrošināt gan aukstos dzērienus (ūdeni, ledus tēju un limonādi/perforatoru), gan karstos dzērienus (kafiju un karstu tēju).
- Atkarībā no diennakts laika var būt lietderīgi piedāvāt arī vieglas uzkodas, piemēram, sieru un krekerus.
3. solis. Uzaiciniet vieslektoru
Vieslektoram vajadzētu runāt par neoficiālu jautājumu, kas ir ļoti svarīgs jūsu organizācijas locekļiem.
Parasti runātājs sekos vispārējo lietu izklāstam, bet ieradīsies pirms faktiskās sanāksmes beigām. Tomēr, ja vēlaties, jūs varat lūgt runātāju uzstāties pēc oficiālās sanāksmes slēgšanas
Solis 4. Piedāvājiet balvas
Durvju balva var veicināt apmeklējumu. Izlozes var veicināt gan apmeklējumu, gan finansiālu atbalstu.
- Apsveriet iespēju rīkot 50/50 izlozi, kurā puse ieņēmumu tiek novirzīta uzvarētājam un puse - organizācijai.
- Dāvanu grozu izlozes ir vēl viena iespēja.
- Apsveriet iespēju noteikt balvu saņemšanas nepieciešamību apmeklēt.
Solis 5. Sekojiet sanāksmei ar sociālo
Veicināt apmeklējumu, pēc iespējas īsākā laikposmā saglabājot oficiālo akcionāru sapulces daļu. Sekojiet tam sociālajā tīklā, kur dalībnieki var mijiedarboties un izbaudīt sevi.
- Ja jums ir budžets, apsveriet iespēju organizēt pusdienas pēc sanāksmes beigām. Jūs varat samazināt izmaksas, padarot pusdienas par dzērienu.
- Organizācijām ar zemāku budžetu neformāla kokteiļu stunda varētu būt reālāka. Tā vietā, lai sanāksmes laikā sniegtu atspirdzinājumus, pagaidiet līdz tam un pasniedziet uzkodu kopā ar dažādiem bezalkoholiskajiem dzērieniem un vīnu.