Kā uzrakstīt uzņēmuma protokolu (ar attēliem)

Satura rādītājs:

Kā uzrakstīt uzņēmuma protokolu (ar attēliem)
Kā uzrakstīt uzņēmuma protokolu (ar attēliem)

Video: Kā uzrakstīt uzņēmuma protokolu (ar attēliem)

Video: Kā uzrakstīt uzņēmuma protokolu (ar attēliem)
Video: Darba meklēšanas ABC: Kā uzrakstīt labu CV. 2024, Marts
Anonim

Korporatīvo protokolu bieži nosaka likums. Daudzas valstis pieprasa, lai korporācijas un citas uzņēmējdarbības vienības reģistrētu akcionāru vai direktoru sanāksmju protokolus. Korporatīvie protokoli var būt svarīgi arī dažās tiesas prāvās, īpaši gadījumos, kad direktori tiek iesūdzēti tiesā par viņu biznesa lēmumiem. Lai pareizi uzrakstītu protokolu, sapulces laikā jums jāveic sīkas piezīmes. Pēc tam jums vajadzētu pēc iespējas ātrāk apsēsties, lai sastādītu protokolu. Pirms protokols kļūst galīgs, direktoru padomei tas, iespējams, būs jāapstiprina.

Soļi

1. daļa no 3: Piezīmju veikšana sanāksmes laikā

Uzrakstiet korporatīvo protokolu 1. darbība
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 1. darbība

1. solis. Piezīmējiet sīkāku informāciju par sapulci

Pirms došanās uz sapulci varat pierakstīt nepieciešamo informāciju par sapulci, kas jāiekļauj savās protokolās. Ievērojiet sekojošo:

  • pilns jūsu uzņēmuma nosaukums
  • sanāksmes datums un laiks
  • sanāksmes vieta
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 2. darbība
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 2. darbība

2. solis. Pierakstiet, kurš apmeklē

Jums būs nepieciešams pilns to cilvēku saraksts, kuri piedalās sanāksmē. Pierakstiet arī tos biedrus, kuri nav klāt. Iekļaujiet visus uzaicinātos viesus vai konsultantus.

  • Ņemiet vērā jebkuru vēlu ierašanos vai laiku, kad kāds atstāj sapulci priekšlaicīgi.
  • Pierakstiet arī to, kas vada sanāksmi un vai bija kvorums.
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 3. darbība
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 3. darbība

3. solis. Ierakstiet sapulces mērķi

Ir daudz iemeslu, kāpēc jums būs tikšanās. Daži no biežāk sastopamajiem iemesliem ir šādi:

  • direktoru un akcionāru ikgadējā sanāksmē
  • sanāksmē, lai noteiktu darbinieku pieņemšanu darbā
  • tikšanās, lai apspriestu kompensāciju
  • paziņojums par jauniem virsniekiem
  • emisijas krājums
  • diskusija par finanšu darbību, piemēram, jauna banka vai kredītlīnija
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 4. darbība
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 4. darbība

4. solis. Ņemiet vērā, vai iepriekšējās minūtes tika pieņemtas

Parasti pirmais darba kārtības jautājums būs akceptēt iepriekšējās sanāksmes protokolu. Jums vajadzēja tos iepriekš izplatīt visiem. Pierakstiet balsojumu.

Ja kāds iebilst pret protokolu, var sākties diskusija. Ja jums ir jāveic labojumi, atzīmējiet, kas jums ir jāmaina

Uzrakstiet korporatīvo protokolu 5. darbība
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 5. darbība

5. solis. Piezīmējiet diskusiju par darba kārtības jautājumiem

Korporatīvajos protokolos jāiekļauj arī diskusijas kopsavilkums par katru darba kārtības punktu. Pierakstot, ko cilvēki saka, jums rūpīgi jāizvēlas vārdi. Jūs vēlaties būt precīzs, tāpēc uzmanīgi klausieties.

  • Izvairieties norakstīt vārdu transkripciju. Piemēram, kāds varētu piecas minūtes strīdēties, ka piedāvātā politika ir nepareiza uzņēmējdarbībai. Pietiek atzīmēt, ka viņi nepiekrita politikai, un īsumā noteikt iemeslu.
  • Ņemiet vērā, kādus dokumentus apmeklētāji aplūko. Pierakstiet dokumenta nosaukumu un tā datumu. Jums jābūt arī dokumenta kopijai, ko pievienot protokolam.
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 6. darbība
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 6. darbība

6. solis. Ierakstiet balsojumu par priekšmetiem

Ja sapulce ietver balsošanu par darba kārtības jautājumiem, tad protokolā jāatspoguļo balsojums. Ņemiet vērā arī atturēšanos (cilvēki, kuri atsakās balsot).

  • Parasti lielākā daļa rezolūciju tiks pieņemtas vienbalsīgi. Tomēr jums vajadzētu atzīmēt visu pretinieku vārdus.
  • Piemēram, varat rakstīt: “Pieņemta rezolūcija. Neviens: Džons. Atturēšanās: Mathers, Džonsons.”
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 7. darbība
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 7. darbība

7. solis. Ierakstiet atlikšanu

Pierakstiet laiku, kad sapulces vadītājs to pārtrauca. Ja dalībnieki apsprieda, kad notiks nākamā sanāksme, tad ņemiet vērā arī šo informāciju.

Piemēram, jūs varat rakstīt: “Nākamā sanāksme bija paredzēta 2016. gada 1. jūlijā, laiks un vieta tiks noteikti. Sanāksmi pārtrauca pulksten 18.16.”

2. daļa no 3: Ierakstiet savas minūtes

Uzrakstiet uzņēmuma protokolu 8. darbība
Uzrakstiet uzņēmuma protokolu 8. darbība

1. solis. Pēc iespējas ātrāk ierakstiet minūtes

Iespējams, sēžot sapulcē, esat pierakstījis ar roku rakstītas piezīmes. Pat ja esat ierakstījis piezīmes, iespējams, esat pamanījis tikai fragmentus teikumus. Pēc iespējas ātrāk apsēdieties un ierakstiet pilnīgākas minūtes.

  • Atcerieties izmantot standarta gramatiku un pilnus teikumus. Piemēram, “Mr. Smits iebilda pret jauno kredītlīniju”ir pieņemams. “Smits nē uz kredīta” nav.
  • Tiešsaistē ir pieejamas korporatīvo sanāksmju veidnes. Iespējams, vēlēsities tos apskatīt, ja jums nepieciešama palīdzība, lai noskaidrotu, kā sakārtot savas minūtes.
Uzrakstiet uzņēmuma protokolu 9. solis
Uzrakstiet uzņēmuma protokolu 9. solis

2. solis. Nosakiet, kad notika sanāksme

Lapas augšdaļā norādiet vietu, kad un kurš apmeklēja vai nebija klāt. Atzīmējiet arī visus viesus un tos, kas pierakstīja sanāksmes protokolu.

Piemēram, jūs varat rakstīt: “ABC Company direktoru padomes kārtējās sanāksmes protokols, kas notika 2017. gada 22. janvārī 1245 Corporate Avenue. Klāt bija šādi režisori: Ābrams, Džonss, Smits, Kalverts, Bono. Prombūtnē nebija šādu režisoru: Klintone. Klāt bija šādi viesi: Michael Matthews, CPA. J. Allena ierakstītās minūtes.”

Uzrakstiet uzņēmuma protokolu 10. solis
Uzrakstiet uzņēmuma protokolu 10. solis

3. Piezīme. Kad sapulce tika saukta pēc pasūtījuma

Valsts, kas sasauca sanāksmi pēc kārtības un atzina kvoruma esamību. Norādiet arī laiku.

Piemēram, “priekšsēdētājs Ābrams aicināja sapulci 18.15 pēc kārtas un atzīmēja kvoruma klātbūtni. Viņš iepazīstināja klātesošos viesus.”

Uzrakstiet korporatīvo protokolu 11. darbība
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 11. darbība

4. solis. Norādiet, vai tika pieņemti iepriekšējie protokoli

Piemēram, jūs varat uzrakstīt: “Pēc ierosinātās, norīkotās un pārnestās kustības Valde apstiprināja iepriekš izplatītās protokola datumu [ievietojiet datumu].”

Uzrakstiet korporatīvo protokolu 12. darbība
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 12. darbība

5. solis. Ņemiet vērā visus sniegtos ziņojumus vai prezentācijas

Katrā sanāksmē tiek sniegti daži ziņojumi. Tomēr, iespējams, jums bija arī īpaša prezentācija saistībā ar darba kārtības punktu. Identificējiet sekojošo:

  • Kas sniedza prezentāciju vai ziņojumu. Nosakiet arī to nosaukumu. Dažas prezentācijas sniedz viesi, un protokoliem pilnībā jāatspoguļo viņu identitāte.
  • Par ko bija prezentācija vai ziņojums.
  • Vai vadītājs atbildēja uz uzdotajiem jautājumiem.
  • Ja valde piedāvāja ziņojumu pieņemt, atzīmējiet, vai notika diskusija un vai tas tika pieņemts. Piemēram, “Pēc īsas jautājumu apspriešanas tika izteikts priekšlikums akceptēt finanšu pārskatu, kas tika apstiprināts un apstiprināts.”
Uzrakstiet uzņēmuma protokolu 13. darbība
Uzrakstiet uzņēmuma protokolu 13. darbība

6. solis. Apkopojiet darba kārtības jautājumu apspriešanu

Valde, iespējams, būtu nolēmusi pieņemt rezolūciju vai rīkoties kādā citā darba kārtības punktā. Jums vajadzētu apkopot dalībnieku diskusiju. Ņemiet vērā arī balsojumu par katru punktu.

  • Izmantojiet vienkāršu valodu. Izvairieties no nevajadzīgiem vārdiem un īpašības vārdiem, kas pārblīvē minūtes. Piemēram, “Mr. Smits nepiekrita Džounsa kundzei”ir labāks par“Mr. Smits stingri nepiekrita Džonsa kundzei.”
  • Pareizi identificējiet dalībnieku pārskatītos dokumentus. Piemēram, “Valde apstiprināja piedāvātos papildinājumus interešu konflikta politikai” nav skaidrs. Tā vietā identificējiet dokumentu: “Valde vienbalsīgi apstiprināja 2016. gada 1. jūnija priekšlikumu“Papildinājums ziņošanai par konfliktiem”, kura kopija tika izplatīta pirms sanāksmes.”
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 14. darbība
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 14. darbība

7. solis. Sniedziet pilnīgākas piezīmes par svarīgiem darba kārtības jautājumiem

Daži korporatīvās darba kārtības jautājumi ir svarīgāki par citiem. Tie ir svarīgi, jo no valdes lēmuma var rasties turpmākas tiesas prāvas. Advokāti un tiesneši uzskatīs jūsu protokolu par precīzu valdes rīcības attēlojumu. Lai aizsargātu dēli, jums jāsniedz sīkāka informācija.

  • Apvienošanās un pārņemšana, akciju atpirkšana un citi nozīmīgi lēmumi prasīs sīkāku informāciju. Direktorus var iesūdzēt tiesā par nepareizu uzņēmējdarbības sprieduma īstenošanu.
  • Valdes locekļiem bieži ir jākonsultējas ar ekspertiem vai jāpārskata ziņojumi/pētījumi pirms lēmuma pieņemšanas šajās jomās. Jūsu protokolā jāatspoguļo, ka tika veikta ekspertu prezentācija vai ka jūs pirms sanāksmes izplatījāt pētījumus vai ziņojumus valdes locekļiem.
  • Jāņem vērā arī tas, ka diskusijām tika atvēlēts pietiekami daudz laika un ka valde rīkojās lietišķi.
  • Ņemiet vērā, vai valde apsprieda piedāvātās rīcības alternatīvas. Apkopojiet, kāpēc valde noraidīja vai pieņēma alternatīvu rīcību.
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 15. darbība
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 15. darbība

8. solis. Pievienojiet atlikušo informāciju

Attiecīgā gadījumā ievērojiet sekojošo hronoloģiskā secībā, kādā tie notika sanāksmē:

  • Paziņojumi. Priekšsēdētājs vai citi locekļi varētu būt paziņojuši par gaidāmajām sanāksmēm vai citiem jautājumiem.
  • Izpildu sesija. Norādiet, vai valde pēc darbinieku un viesu aiziešanas devās uz izpildsesiju.
  • Atlikšana. Piemēram, varat rakstīt: “Ja nav papildu lietu, sapulce tika pārtraukta plkst. 19.55.”
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 16. darbība
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 16. darbība

9. solis. Izplatiet protokola melnrakstu

Jūsu melnraksts ir jāpārskata. Ievērojiet savas korporācijas politiku. Piemēram, jums, iespējams, būs jāparāda savs projekts ģenerālpadomniekam vai finanšu direktoram. Viņi var izteikt komentārus, kas jums jāiekļauj.

  • Pēc tam jums, iespējams, būs jāizplata projekts plašākam vadības lokam, kuram var būt arī komentāri.
  • Visbeidzot, jūs izplatīsit protokolu pilnajai padomei, jo viņi balsos par nākamās sanāksmes protokolu.
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 17. darbība
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 17. darbība

10. solis. Izvairieties no izmaiņām pēdējās minūtēs

Kad valde to ir apstiprinājusi, protokols ir galīgs. Jums vajadzētu izvairīties no izmaiņām tajos. Daži eksperti iesaka veikt nelielas izmaiņas, piemēram, labot pareizrakstības kļūdas. Tomēr tiešām nav nepieciešams labot drukas kļūdas un citas sīkas kļūdas, ja vien tās kādam neļauj saprast rakstīto.

Nekad nevajadzētu mainīt neko būtisku. Ja valdes loceklis vēlas veikt izmaiņas apstiprinātajā protokolā, informējiet valdes priekšsēdētāju

Uzrakstiet korporatīvo protokolu 18. darbība
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 18. darbība

11. solis. Saglabājiet apstiprinātās minūtes

Jums nav jāiesniedz korporatīvie protokoli valstij. Tomēr jums, iespējams, tie ir jāglabā kopā ar citiem korporatīvajiem dokumentiem, piemēram, nolikumu un statūtiem. Saglabājiet protokolu vismaz septiņus gadus vai, iespējams, uz nenoteiktu laiku, atkarībā no jūsu iekšējās politikas.

  • Ja jūsu protokolā ir iekļauts dokuments ar atsauci, pievienojiet dokumentu.
  • Pēc galīgās versijas pieņemšanas arī jāizmet visi protokola uzmetumi. Jums var nākties dzēst arī protokola rezerves elektroniskās versijas.

3. daļa no 3: Gatavošanās sanāksmei

Uzrakstiet korporatīvo protokolu 19. darbība
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 19. darbība

1. solis. Paziņojiet sapulcei pareizos cilvēkus

Ja jums ir akcionāru sapulce, jums par to jāpaziņo visiem akcionāriem. Ja jūs rīkojat direktora sanāksmi, jums par to jāpaziņo visiem direktoriem.

Gan akcionāri, gan direktori var atteikties no paziņojuma prasības. Tomēr viņiem vajadzēja parakstīt atteikuma veidlapu. Apskatiet, vai kādam ir, un pienācīgi brīdiniet tos, kuriem tā nav

Uzrakstiet uzņēmuma protokolu 20. darbība
Uzrakstiet uzņēmuma protokolu 20. darbība

Solis 2. Izplatiet sapulču paketes

Katram dalībniekam būs nepieciešama tāda pati informācija, lai sapulcē varētu balsot informēti. Jums vajadzētu izveidot informācijas paketi un izplatīt. Iekļaujiet tālāk norādīto.

  • protokols no iepriekšējās sanāksmes
  • ziņojumus vai dokumentus, kas jāpārskata pirms sanāksmes
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 21. darbība
Uzrakstiet korporatīvo protokolu 21. darbība

3. solis. Izvēlieties savu rakstīšanas ierīci

Kā personai, kas veic piezīmes, jums jāizlemj, kā vēlaties tās pierakstīt sanāksmē. Parasti cilvēki joprojām raksta piezīmes garā rokā, lai gan jūs varat izmantot klēpjdatoru.

  • Ja izmantojat klēpjdatoru, visi melnraksti tiks saglabāti elektroniski. Tas nozīmē, ka kāds var tos atgūt tiesas prāvā. Attiecīgi, pirms datora lietošanas minūtes rūpīgi pārdomājiet.
  • Klikšķināšana uz datora taustiņiem arī novērš uzmanību, kas jums jāpatur prātā.
  • Pajautājiet savam krēslam, vai viņi dod priekšroku tam, lai jūs pavadītu minūtes garā rokā vai ar klēpjdatoru.

Ieteicams: