Korporatīvo protokolu bieži nosaka likums. Daudzas valstis pieprasa, lai korporācijas un citas uzņēmējdarbības vienības reģistrētu akcionāru vai direktoru sanāksmju protokolus. Korporatīvie protokoli var būt svarīgi arī dažās tiesas prāvās, īpaši gadījumos, kad direktori tiek iesūdzēti tiesā par viņu biznesa lēmumiem. Lai pareizi uzrakstītu protokolu, sapulces laikā jums jāveic sīkas piezīmes. Pēc tam jums vajadzētu pēc iespējas ātrāk apsēsties, lai sastādītu protokolu. Pirms protokols kļūst galīgs, direktoru padomei tas, iespējams, būs jāapstiprina.
Soļi
1. daļa no 3: Piezīmju veikšana sanāksmes laikā
1. solis. Piezīmējiet sīkāku informāciju par sapulci
Pirms došanās uz sapulci varat pierakstīt nepieciešamo informāciju par sapulci, kas jāiekļauj savās protokolās. Ievērojiet sekojošo:
- pilns jūsu uzņēmuma nosaukums
- sanāksmes datums un laiks
- sanāksmes vieta
2. solis. Pierakstiet, kurš apmeklē
Jums būs nepieciešams pilns to cilvēku saraksts, kuri piedalās sanāksmē. Pierakstiet arī tos biedrus, kuri nav klāt. Iekļaujiet visus uzaicinātos viesus vai konsultantus.
- Ņemiet vērā jebkuru vēlu ierašanos vai laiku, kad kāds atstāj sapulci priekšlaicīgi.
- Pierakstiet arī to, kas vada sanāksmi un vai bija kvorums.
3. solis. Ierakstiet sapulces mērķi
Ir daudz iemeslu, kāpēc jums būs tikšanās. Daži no biežāk sastopamajiem iemesliem ir šādi:
- direktoru un akcionāru ikgadējā sanāksmē
- sanāksmē, lai noteiktu darbinieku pieņemšanu darbā
- tikšanās, lai apspriestu kompensāciju
- paziņojums par jauniem virsniekiem
- emisijas krājums
- diskusija par finanšu darbību, piemēram, jauna banka vai kredītlīnija
4. solis. Ņemiet vērā, vai iepriekšējās minūtes tika pieņemtas
Parasti pirmais darba kārtības jautājums būs akceptēt iepriekšējās sanāksmes protokolu. Jums vajadzēja tos iepriekš izplatīt visiem. Pierakstiet balsojumu.
Ja kāds iebilst pret protokolu, var sākties diskusija. Ja jums ir jāveic labojumi, atzīmējiet, kas jums ir jāmaina
5. solis. Piezīmējiet diskusiju par darba kārtības jautājumiem
Korporatīvajos protokolos jāiekļauj arī diskusijas kopsavilkums par katru darba kārtības punktu. Pierakstot, ko cilvēki saka, jums rūpīgi jāizvēlas vārdi. Jūs vēlaties būt precīzs, tāpēc uzmanīgi klausieties.
- Izvairieties norakstīt vārdu transkripciju. Piemēram, kāds varētu piecas minūtes strīdēties, ka piedāvātā politika ir nepareiza uzņēmējdarbībai. Pietiek atzīmēt, ka viņi nepiekrita politikai, un īsumā noteikt iemeslu.
- Ņemiet vērā, kādus dokumentus apmeklētāji aplūko. Pierakstiet dokumenta nosaukumu un tā datumu. Jums jābūt arī dokumenta kopijai, ko pievienot protokolam.
6. solis. Ierakstiet balsojumu par priekšmetiem
Ja sapulce ietver balsošanu par darba kārtības jautājumiem, tad protokolā jāatspoguļo balsojums. Ņemiet vērā arī atturēšanos (cilvēki, kuri atsakās balsot).
- Parasti lielākā daļa rezolūciju tiks pieņemtas vienbalsīgi. Tomēr jums vajadzētu atzīmēt visu pretinieku vārdus.
- Piemēram, varat rakstīt: “Pieņemta rezolūcija. Neviens: Džons. Atturēšanās: Mathers, Džonsons.”
7. solis. Ierakstiet atlikšanu
Pierakstiet laiku, kad sapulces vadītājs to pārtrauca. Ja dalībnieki apsprieda, kad notiks nākamā sanāksme, tad ņemiet vērā arī šo informāciju.
Piemēram, jūs varat rakstīt: “Nākamā sanāksme bija paredzēta 2016. gada 1. jūlijā, laiks un vieta tiks noteikti. Sanāksmi pārtrauca pulksten 18.16.”
2. daļa no 3: Ierakstiet savas minūtes
1. solis. Pēc iespējas ātrāk ierakstiet minūtes
Iespējams, sēžot sapulcē, esat pierakstījis ar roku rakstītas piezīmes. Pat ja esat ierakstījis piezīmes, iespējams, esat pamanījis tikai fragmentus teikumus. Pēc iespējas ātrāk apsēdieties un ierakstiet pilnīgākas minūtes.
- Atcerieties izmantot standarta gramatiku un pilnus teikumus. Piemēram, “Mr. Smits iebilda pret jauno kredītlīniju”ir pieņemams. “Smits nē uz kredīta” nav.
- Tiešsaistē ir pieejamas korporatīvo sanāksmju veidnes. Iespējams, vēlēsities tos apskatīt, ja jums nepieciešama palīdzība, lai noskaidrotu, kā sakārtot savas minūtes.
2. solis. Nosakiet, kad notika sanāksme
Lapas augšdaļā norādiet vietu, kad un kurš apmeklēja vai nebija klāt. Atzīmējiet arī visus viesus un tos, kas pierakstīja sanāksmes protokolu.
Piemēram, jūs varat rakstīt: “ABC Company direktoru padomes kārtējās sanāksmes protokols, kas notika 2017. gada 22. janvārī 1245 Corporate Avenue. Klāt bija šādi režisori: Ābrams, Džonss, Smits, Kalverts, Bono. Prombūtnē nebija šādu režisoru: Klintone. Klāt bija šādi viesi: Michael Matthews, CPA. J. Allena ierakstītās minūtes.”
3. Piezīme. Kad sapulce tika saukta pēc pasūtījuma
Valsts, kas sasauca sanāksmi pēc kārtības un atzina kvoruma esamību. Norādiet arī laiku.
Piemēram, “priekšsēdētājs Ābrams aicināja sapulci 18.15 pēc kārtas un atzīmēja kvoruma klātbūtni. Viņš iepazīstināja klātesošos viesus.”
4. solis. Norādiet, vai tika pieņemti iepriekšējie protokoli
Piemēram, jūs varat uzrakstīt: “Pēc ierosinātās, norīkotās un pārnestās kustības Valde apstiprināja iepriekš izplatītās protokola datumu [ievietojiet datumu].”
5. solis. Ņemiet vērā visus sniegtos ziņojumus vai prezentācijas
Katrā sanāksmē tiek sniegti daži ziņojumi. Tomēr, iespējams, jums bija arī īpaša prezentācija saistībā ar darba kārtības punktu. Identificējiet sekojošo:
- Kas sniedza prezentāciju vai ziņojumu. Nosakiet arī to nosaukumu. Dažas prezentācijas sniedz viesi, un protokoliem pilnībā jāatspoguļo viņu identitāte.
- Par ko bija prezentācija vai ziņojums.
- Vai vadītājs atbildēja uz uzdotajiem jautājumiem.
- Ja valde piedāvāja ziņojumu pieņemt, atzīmējiet, vai notika diskusija un vai tas tika pieņemts. Piemēram, “Pēc īsas jautājumu apspriešanas tika izteikts priekšlikums akceptēt finanšu pārskatu, kas tika apstiprināts un apstiprināts.”
6. solis. Apkopojiet darba kārtības jautājumu apspriešanu
Valde, iespējams, būtu nolēmusi pieņemt rezolūciju vai rīkoties kādā citā darba kārtības punktā. Jums vajadzētu apkopot dalībnieku diskusiju. Ņemiet vērā arī balsojumu par katru punktu.
- Izmantojiet vienkāršu valodu. Izvairieties no nevajadzīgiem vārdiem un īpašības vārdiem, kas pārblīvē minūtes. Piemēram, “Mr. Smits nepiekrita Džounsa kundzei”ir labāks par“Mr. Smits stingri nepiekrita Džonsa kundzei.”
- Pareizi identificējiet dalībnieku pārskatītos dokumentus. Piemēram, “Valde apstiprināja piedāvātos papildinājumus interešu konflikta politikai” nav skaidrs. Tā vietā identificējiet dokumentu: “Valde vienbalsīgi apstiprināja 2016. gada 1. jūnija priekšlikumu“Papildinājums ziņošanai par konfliktiem”, kura kopija tika izplatīta pirms sanāksmes.”
7. solis. Sniedziet pilnīgākas piezīmes par svarīgiem darba kārtības jautājumiem
Daži korporatīvās darba kārtības jautājumi ir svarīgāki par citiem. Tie ir svarīgi, jo no valdes lēmuma var rasties turpmākas tiesas prāvas. Advokāti un tiesneši uzskatīs jūsu protokolu par precīzu valdes rīcības attēlojumu. Lai aizsargātu dēli, jums jāsniedz sīkāka informācija.
- Apvienošanās un pārņemšana, akciju atpirkšana un citi nozīmīgi lēmumi prasīs sīkāku informāciju. Direktorus var iesūdzēt tiesā par nepareizu uzņēmējdarbības sprieduma īstenošanu.
- Valdes locekļiem bieži ir jākonsultējas ar ekspertiem vai jāpārskata ziņojumi/pētījumi pirms lēmuma pieņemšanas šajās jomās. Jūsu protokolā jāatspoguļo, ka tika veikta ekspertu prezentācija vai ka jūs pirms sanāksmes izplatījāt pētījumus vai ziņojumus valdes locekļiem.
- Jāņem vērā arī tas, ka diskusijām tika atvēlēts pietiekami daudz laika un ka valde rīkojās lietišķi.
- Ņemiet vērā, vai valde apsprieda piedāvātās rīcības alternatīvas. Apkopojiet, kāpēc valde noraidīja vai pieņēma alternatīvu rīcību.
8. solis. Pievienojiet atlikušo informāciju
Attiecīgā gadījumā ievērojiet sekojošo hronoloģiskā secībā, kādā tie notika sanāksmē:
- Paziņojumi. Priekšsēdētājs vai citi locekļi varētu būt paziņojuši par gaidāmajām sanāksmēm vai citiem jautājumiem.
- Izpildu sesija. Norādiet, vai valde pēc darbinieku un viesu aiziešanas devās uz izpildsesiju.
- Atlikšana. Piemēram, varat rakstīt: “Ja nav papildu lietu, sapulce tika pārtraukta plkst. 19.55.”
9. solis. Izplatiet protokola melnrakstu
Jūsu melnraksts ir jāpārskata. Ievērojiet savas korporācijas politiku. Piemēram, jums, iespējams, būs jāparāda savs projekts ģenerālpadomniekam vai finanšu direktoram. Viņi var izteikt komentārus, kas jums jāiekļauj.
- Pēc tam jums, iespējams, būs jāizplata projekts plašākam vadības lokam, kuram var būt arī komentāri.
- Visbeidzot, jūs izplatīsit protokolu pilnajai padomei, jo viņi balsos par nākamās sanāksmes protokolu.
10. solis. Izvairieties no izmaiņām pēdējās minūtēs
Kad valde to ir apstiprinājusi, protokols ir galīgs. Jums vajadzētu izvairīties no izmaiņām tajos. Daži eksperti iesaka veikt nelielas izmaiņas, piemēram, labot pareizrakstības kļūdas. Tomēr tiešām nav nepieciešams labot drukas kļūdas un citas sīkas kļūdas, ja vien tās kādam neļauj saprast rakstīto.
Nekad nevajadzētu mainīt neko būtisku. Ja valdes loceklis vēlas veikt izmaiņas apstiprinātajā protokolā, informējiet valdes priekšsēdētāju
11. solis. Saglabājiet apstiprinātās minūtes
Jums nav jāiesniedz korporatīvie protokoli valstij. Tomēr jums, iespējams, tie ir jāglabā kopā ar citiem korporatīvajiem dokumentiem, piemēram, nolikumu un statūtiem. Saglabājiet protokolu vismaz septiņus gadus vai, iespējams, uz nenoteiktu laiku, atkarībā no jūsu iekšējās politikas.
- Ja jūsu protokolā ir iekļauts dokuments ar atsauci, pievienojiet dokumentu.
- Pēc galīgās versijas pieņemšanas arī jāizmet visi protokola uzmetumi. Jums var nākties dzēst arī protokola rezerves elektroniskās versijas.
3. daļa no 3: Gatavošanās sanāksmei
1. solis. Paziņojiet sapulcei pareizos cilvēkus
Ja jums ir akcionāru sapulce, jums par to jāpaziņo visiem akcionāriem. Ja jūs rīkojat direktora sanāksmi, jums par to jāpaziņo visiem direktoriem.
Gan akcionāri, gan direktori var atteikties no paziņojuma prasības. Tomēr viņiem vajadzēja parakstīt atteikuma veidlapu. Apskatiet, vai kādam ir, un pienācīgi brīdiniet tos, kuriem tā nav
Solis 2. Izplatiet sapulču paketes
Katram dalībniekam būs nepieciešama tāda pati informācija, lai sapulcē varētu balsot informēti. Jums vajadzētu izveidot informācijas paketi un izplatīt. Iekļaujiet tālāk norādīto.
- protokols no iepriekšējās sanāksmes
- ziņojumus vai dokumentus, kas jāpārskata pirms sanāksmes
3. solis. Izvēlieties savu rakstīšanas ierīci
Kā personai, kas veic piezīmes, jums jāizlemj, kā vēlaties tās pierakstīt sanāksmē. Parasti cilvēki joprojām raksta piezīmes garā rokā, lai gan jūs varat izmantot klēpjdatoru.
- Ja izmantojat klēpjdatoru, visi melnraksti tiks saglabāti elektroniski. Tas nozīmē, ka kāds var tos atgūt tiesas prāvā. Attiecīgi, pirms datora lietošanas minūtes rūpīgi pārdomājiet.
- Klikšķināšana uz datora taustiņiem arī novērš uzmanību, kas jums jāpatur prātā.
- Pajautājiet savam krēslam, vai viņi dod priekšroku tam, lai jūs pavadītu minūtes garā rokā vai ar klēpjdatoru.