Projekta vadības ziņojums ir dokuments, kas apraksta biznesa projektu un pasākumus, kas komandai jāveic, lai to pabeigtu. Ziņojums tiek kopīgots ar projekta galvenajiem dalībniekiem. Kad visi atrodas vienā lapā, visi var strādāt kopā, lai sasniegtu projekta mērķi. Pārskatā parasti ir iekļauts projekta plāns, komandas pienākumi, plānotais laika grafiks un budžets. Ar organizāciju, skaidrību un komandas locekļu ieguldījumu jūs varat viegli izveidot efektīvu projektu vadības ziņojumu un strādāt pie tā mērķu sasniegšanas.
Soļi
1. daļa no 3: Informācijas vākšana
1. solis. Definējiet projekta mērķi
Projekta vadības ziņojumā jāiekļauj projekta darbības joma un gala mērķis. Mērķa izpratne ir būtiska, lai izprastu vajadzības, kuras šis projekts cer apmierināt. Jums un jūsu auditorijai ir svarīgi skaidri saprast projekta mērķi, lai maksimāli palielinātu ziņojuma efektivitāti.
Pajautājiet sev: “Kā tas palīdzēs manam uzņēmumam, mūsu klientam vai sabiedrībai? Vai šim projektam, iespējams, būs pozitīva ietekme citās jomās?” Izpratne par vispārējo darbības jomu var palīdzēt jums novērtēt, kā šis projekts var būt noderīgs jums un citiem
2. solis. Precīzi nosakiet savu auditoriju
Ziniet, kas lasīs ziņojumu un ko viņi varētu no tā mācīties. Dažas detaļas noteiktām mērķauditorijām var būt svešas, bet citām var būt jāsniedz detalizēta informācija. Savu lasītāju identificēšana jau pašā sākumā sniegs norādījumus par projekta pārskata saturu.
Dažas auditorijas var nebūt pazīstamas ar valodu, terminiem un žargonu, ko bieži izmanto jūsu darba vidē. Ja, piemēram, rakstāt ziņojumu klientam, neizmantojiet tehnisko žargonu, kas prasa garus paskaidrojumus. Tā vietā plānojiet rakstīt balsī, kas viegli raksturo jūsu projekta apjomu un laika grafiku
Solis 3. Izveidojiet satura rādītāju
Satura rādītājs būtībā nodrošina auditorijai viegli lasāmu izklāstu. Īsā mirklī lasītājs var ātri saprast dokumenta struktūru un būtību. Satura rādītājs var arī palīdzēt aizņemtiem lasītājiem ātri un efektīvi atrast viņiem nozīmīgo informāciju.
Varbūt investors, kurš lasa ziņojumu, vispirms vēlētos pārskatīt budžetu. Satura rādītājā parādot, kur atrodas budžets, palīdzēs ieguldītājam iegūt nepieciešamo informāciju
4. solis. Runājiet ar savu vadītāju
Sarunājieties ar savu vadītāju, lai saprastu jūsu projekta vadības ziņojuma cerības. Jūsu vadītājam var būt īpaši interesanti jautājumi, bažas vai informācija, ko viņi vēlētos iekļaut ziņojumā. Jūsu vadītājs var arī paskaidrot, cik ilgam ziņojumam vajadzētu būt un vai jūsu uzņēmumam ir vajadzīgi īpaši formāti šāda veida pārskatiem. Mēģiniet savākt pēc iespējas vairāk noderīgas informācijas, lai padarītu ziņojumu skaidru un noderīgu.
Jautājiet savam vadītājam, ko iekļaut ziņojumā. “Es biju domājis projekta ievadā iekļaut pagājušā gada pētījuma rezultātus. Vai jūs domājat, ka tas palīdzētu lasītājiem saprast projekta mērķus?” Jūsu vadītājs novērtēs iespēju sniegt jums atsauksmes procesa sākumā
2. daļa no 3: Pārskata formatēšana un rakstīšana
1. solis. Sniedziet kopsavilkumu
Kopsavilkums ir sniegts projekta vadības ziņojuma sākumā. Šis kopsavilkums sniedz lasītājam īsu pārskatu par projekta mērķi un komandas secinājumiem, progresu, paredzamajiem šķēršļiem un laika grafiku. Lasītājiem vajadzētu būt iespējai pārskatīt kopsavilkumu un izprast projekta kopējo procesu.
Īsi apkopojiet projekta nozīmi un tā galveno mērķi. "Šis projekts paplašinās mūsu klientu ietekmi uz viņu tirgu, izpildot šo neapmierināto vajadzību šajā jomā."
2. solis. Uzrakstiet ievadu
Ievadā jāapraksta projekta būtība, tā vispārējais mērķis un projekta vērtība uzņēmumam, klientam vai sabiedrībai.
- Esiet pēc iespējas kodolīgāks, nezaudējot nepieciešamās detaļas. Jūsu auditorijai var būt vajadzīgs laiks. Mēģiniet nodot savu ziņojumu pāris teikumos vai aizzīmēs, nevis garās rindkopās.
- Piemēram, ja publicējat grāmatu, norādiet svarīgu informāciju, piemēram, “grāmatu tūre, kuras sākums ir septembris”, un “paredzams, ka brīvdienu pārdošanas apjoms palielināsies par 15%”, norādot aizzīmes, lai lasītājam būtu redzama galvenā informācija.
Solis 3. Izskaidrojiet galvenos datus metodoloģijas sadaļā
Jums jāsniedz dati, kas apraksta atbilstošu statistiku un kvalitatīvus novērojumus, kas atbilst jūsu projekta vajadzībām. Ļaujiet lasītājam viegli saprast, kāpēc jūsu projekts ir svarīgs, kā tas ir unikāli piemērots konkrētas problēmas risināšanai un kā tas atbildēs vai apmierinās jūsu uzņēmuma vajadzības vai klienta pieprasījumus.
Ja jūsu projekta mērķis ir palīdzēt uzņēmumam atvērt modes veikalu noteiktā apgabalā, piemēram, sniedziet datus, kas raksturo tuvumā esošo konkurenci. “15 jūdžu rādiusā no vietējā tirdzniecības centra nav konkurentu. Veikala atvēršana šajā vietā nodrošinās mūsu klientam kopējo pārdošanas apjomu pieaugumu.” Šādi dati var palīdzēt lasītājam saprast, ka pastāv iespēja apmierināt konkrētu vajadzību
Solis 4. Uzskaitiet projektam nepieciešamos resursus
Aprakstiet darbaspēku, rīkus un resursus, kas tiek izmantoti projekta mērķu sasniegšanai. Izmantojiet šo sadaļu, lai īsi aprakstītu, kuras nodaļas ir atbildīgas par konkrētiem plāna aspektiem un kādas programmas vai informāciju viņi izmanto. Šajā sadaļā var aprakstīt arī visus projekta elementus, kas tiek nodoti ārpakalpojumā. Lasītājam vajadzētu spēt saprast, kurš ir atbildīgs par noteiktiem rezultātiem.
5. solis. Sniedziet plānoto vai piešķirto budžetu
Sniedziet diagrammu vai grafiku, kas parāda budžeta informāciju un apraksta, kur līdzekļi tiek novirzīti. Ņemiet vērā, vai plānotais budžets pietiekami finansē projekta resursus. Ir arī svarīgi iekļaut to, vai projekts tiks pabeigts piešķirtā budžeta ietvaros.
6. Iekļaujiet projekta laika grafiku
Aprakstiet, cik ilgs laiks būs nepieciešams jūsu projekta pabeigšanai, un iekļaujiet visus attiecīgos projekta atskaites punktus. Šajā sadaļā varat arī iekļaut projekta vispārējo stāvokli un tā norisi. Ļaujiet lasītājam ātri saprast jūsu projekta statusu.
Ja atrodaties projekta vidū, iekļaujiet procentus, kas raksturo projekta pabeigšanu un to, vai esat pirms grafika
7. solis. Aprakstiet projekta izaicinājumus un sniedziet risinājumus
Jūsu projektam var rasties gaidīti izaicinājumi vai negaidītas neveiksmes. Izaicinājumi var ietvert nepietiekamus resursus, negaidītus šķēršļus, mehāniskas vai tehniskas kļūmes vai citus kavējumus. Aprakstiet risinājumus un īsi paskaidrojiet, kas nepieciešams, lai atrisinātu projekta problēmas.
Ja ir paredzēta aizkavēšanās, norādiet to šajā sadaļā. "Jaunās ēkas celtniecība janvārī var ievērojami palēnināties, jo aukstā temperatūra var radīt nedrošus darba apstākļus." Ļaujiet lasītājam zināt, ka esat pielāgojis laika grafiku, lai ņemtu vērā šādu paredzamo kavēšanos
8. solis. Ziņojuma secinājuma sastādīšana
Izmantojiet secinājumu, lai īsi atgādinātu lasītājam par vissvarīgākajiem jautājumiem un projekta mērķi. Noslēgumā koncentrējieties uz sava projekta virzību uz priekšu un mērķiem.
Atgādiniet lasītājam, kas ir vajadzīgs turpmāk. "Ar savlaicīgu mūsu ziedotāju atbalstu projektu vajadzētu pabeigt laikā un par budžetu līdz nākamajam maijam." Vajadzību izcelšana var palīdzēt nodrošināt, ka projekts tiek pabeigts laikā
3. daļa no 3: Pārskata slīpēšana
1. solis. Izmantojiet formatēšanas paņēmienus, lai pievērstu lasītāju uzmanību
Visā ziņojumā norādiet skaidras kategorijas ar apakšvirsrakstiem un aizzīmēm, lai ietaupītu laiku lasītājiem, kurus interesē tikai daži projekta dokumenta aspekti.
2. Padariet ziņojumu vizuāli interesantu
Diagrammu, diagrammu un citu skaitļu izmantošana pārskatā var palīdzēt parādīt galvenos punktus, samazināt atkārtošanos un lasītājam radīt vizuālu interesi. Iezīmējiet katru diagrammu un nodrošiniet viegli lasāmu atslēgu.
Ietaupiet laiku lasītājam un novietojiet skaitļus blakus attiecīgajām teksta daļām, nevis ziņojuma beigās. Lasītājs varēs viegli pārskatīt gan tekstu, gan diagrammu, nepāršķirstot lapas
Solis 3. Izplatiet provizorisko ziņojumu saviem projekta komandas locekļiem
Tas ir īpaši svarīgs solis pirms projekta ziņojuma izplatīšanas citiem departamentiem, vadībai vai jūsu klientiem. Komandas locekļi var pievērst jūsu uzmanību svarīgām detaļām, kuru trūkst. Tie var arī palīdzēt norādīt sadaļas, kas ir neskaidras un grūti saprotamas.
Pārskatiet pārskatu, lai iekļautu komandas locekļu ieguldījumu. Izmantojiet savu spriedumu attiecībā uz to, kādu informāciju iekļaut
4. solis. Pārbaudiet pārskatu
Pārskatam jābūt tīram, skaidram un bez formatēšanas problēmām, kā arī pareizrakstības un gramatikas kļūdām. Labi organizēts un bez kļūdām sagatavots ziņojums samazinās uzmanību un ļaus lasītājiem koncentrēties uz jūsu ziņojuma galvenajiem punktiem. Lasot vienu un to pašu dokumentu vairākas reizes, jūs varat aizmirst dažas acīmredzamas kļūdas, tāpēc lūdziet komandas loceklim dokumentu pārlasīt.
Padomi
- Rakstot ziņojumu, apspriediet projektu ar komandas biedriem. Ņemot vērā citu cilvēku perspektīvas un uzskatus, viņu vajadzības un mērķus, var palīdzēt ietekmēt dažas detaļas, kuras izvēlaties iekļaut projekta vadības ziņojumā.
- Ja jūsu uzņēmumam ir noteikts projektu vadības ziņojumu formāts vai veidne, noteikti ievērojiet šīs vadlīnijas.