Uzņēmējdarbības prasību apkopošana ir solis problēmu risināšanā, kas notiek pēc iespējamās problēmas noteikšanas, bet pirms risinājuma izstrādes. Tās mērķis ir apkopot, apkopot un paziņot faktus par esošajiem apstākļiem. Pēc tam šos faktus izmanto, lai sīkāk definētu, kvantitatīvi noteiktu un prognozētu pašreizējās situācijas turpināšanas sekas un ietekmi.
Soļi
1. daļa no 4: Uzņēmējdarbības prasību noteikšana
1. solis. Analizējiet identificēto problēmu
Pirms biznesa prasību apkopošanas uzņēmumam ir jārisina jautājums. Kad problēma ir identificēta, uzņēmums, savukārt, meklē optimālu risinājumu problēmas risināšanai. Uzņēmējdarbības prasības sniedz projekta pamatojuma izklāstu un informāciju, kas nepieciešama optimālā risinājuma noteikšanai.
- Tas nozīmē, ka uzņēmumam pastāvīgi jāapkopo dati par saviem klientiem, lai tas varētu identificēt problēmas un lai tam būtu dati, lai pamatotu jaunus projektus. Kad ir pieņemts lēmums par jaunu projektu, varat pāriet uz biznesa prasību apkopošanu.
- Lai noskaidrotu problēmu, sāciet ar paziņojumu par problēmu. Problēmas izklāsts būtībā ir iemesls, kāpēc jūs sākat projektu. Jūs redzējāt problēmu uzņēmumā vai ar saviem klientiem, kas bija jārisina. Jūsu problēmas paziņojumā ir precīzi jānosaka, kāda ir problēma.
- "Problēma" varētu būt arī uzņēmuma vajadzība vai izaugsmes iespēja.
Solis 2. Apkopojiet komandu
Tā kā biznesa prasības ir vērstas uz konkrētu projektu, varat rīkot tikšanās ar attiecīgajiem projekta dalībniekiem. Komandu veidos cilvēki dažādās lomās, kas saistīti ar elementiem, kurus ietekmē vai ietekmē problēma. Jums, iespējams, vajadzēs tikties vairāk nekā vienu reizi, lai apkopotu nepieciešamo informāciju.
- Komandas sanāksmē apspriediet, kāda ir problēma un ko tā ietekmē. Pārliecinieties, vai sapulces dalībniekiem ir numuri, lai dublētu problēmu.
- Piemēram, kvalitātes problēmai būs nepieciešami ražošanas un pārbaudes darbinieki, piemēram, rūpniecības inženieri un meistari, kā arī personāla personāla darbinieki, ja ir iesaistīti potenciālie darba elementi (arodbiedrība).
3. solis. Risiniet visus problēmas aspektus
Tas ir, problēmas izklāstam, protams, jāaptver problēma, bet tajā jāiekļauj arī tas, ko tā ietekmē, kur tā notiek un kad tā notiek. Tai vajadzētu pievērsties arī tam, ko problēma ietekmē, izņemot cilvēkus. Atcerieties, ka komanda nenosaka problēmas, bet gan problēmas izklāsta cēloņus, sekas un sekas, kā tas tika izstrādāts iepriekš.
- Kopā ar grupu sāciet identificēt dažādus skartos departamentus, kā tie tiek ietekmēti un pašreizējo status quo ietekmi. Lieciet kādam rakstīt uz tāfeles vai ekrāna, kas ir redzams visiem. Pierakstiet problēmas paziņojumu augšpusē. Ļaujiet cilvēkiem izmest idejas un uzrakstīt tās uz tāfeles.
- Pārliecinieties, ka cilvēki ierodas sagatavoti; ja jau esat izveidojis paziņojumu par problēmu, viņiem vajadzēja to izlasīt un pašiem padomāt.
- Nevērtējiet idejas. Kamēr cilvēki izmet idejas, nepiedāvājiet spriedumus vismaz prāta vētras laikā. Cilvēki vilcināsies teikt lietas, ja domās, ka viņus tiesās.
- Mudiniet visus runāt. Ja kāds kaut ko nav teicis, piezvaniet šai personai, lai noskaidrotu, vai viņam ir kaut kas, ko sniegt.
4. solis. Sašauriniet idejas
Kad esat izdomājis idejas, ir pienācis laiks sašaurināt risinājumu. Apspriediet, kurš no risinājumiem šķiet labākais. Būtībā jūs izlemjat, ko jūsu uzņēmums darīs, lai atrisinātu problēmu. Varbūt esat nolēmis, ka vēlaties atgriezties pie dažiem sākotnējiem dizainiem ar dažiem atjauninājumiem.
2. daļa no 4: Projekta plāna izstrāde
Solis 1. Izstrādājiet projekta plānu, lai pabeigtu datu vākšanas projektu
Tam jāietver datu vākšanas projektā iesaistīto lomu, pienākumu un iestāžu definīcija. Norādiet iesaistītās nodaļas un apkopojamos un analizējamos datus. Pirms virzīties uz priekšu, pārliecinieties, ka katrs komandas loceklis atrodas vienā lapā un ir apņēmies īstenot plānu un tā iespējamos panākumus.
2. solis. Precīzi definējiet, kam būs jānotiek
Lai īstenotu šo projektu, jums būs jādefinē, kas tieši uzņēmumam jādara. Piemēram, ja problēma ir tāda, ka produkta izmaksas ir pārāk augstas, aptvertās jomas cita starpā ietvers iegādi, ražošanu, iepakošanu, nosūtīšanu un grāmatvedību, lai noteiktu materiālu izmaksu, ražošanas ciklu pašreizējās un pagātnes tendences, un izmaksas.
3. solis. Izveidojiet rezultātus
Datu vākšanas projektā jūsu vienīgais rezultāts ir ziņojums par pašreizējo situāciju ar pagātnes tendencēm, kā arī paredzamās sekas, ja saglabāsies pašreizējā situācija. Ja komandai uzdotā biznesa problēma pieprasa datus par plānotajiem risinājumiem, tie tiks iekļauti arī jūsu rezultātos.
4. solis. Sadarbojieties ar nepieciešamajām iestādēm
Šajā projekta daļā jums ir jāsadarbojas ar vairāku nodaļu vadītājiem, lai izlemtu, kas ir piemērots pieprasīšanai pēc rezultātiem. Izveidojiet veidu, kā strādāt ar nepieciešamajām iestādēm un procesiem informācijas vākšanai. Parasti nodaļu vadītāji nelabprāt nodrošina piekļuvi tiem, kas atrodas ārpusē, tāpēc iepriekš ir nepieciešama saskaņota pilnvara un piekļuve.
5. solis. Izveidojiet grafiku
Nosakiet starpposma mērķus un uzdevumu secību. Šī daļa ir kaut kas cits, ko jūs varētu darīt nelielā grupā vai komandā. Būtībā jūs vēlaties noteikt, kad notiks dažas projekta daļas. Pamatojiet savus aprēķinus par to, cik ilgi šāda veida projekti ir bijuši pagātnē. Tas nozīmē arī noteikt, kad projekts sāksies un kad tas beigsies.
6. solis. Izveidojiet budžetu
Katram projektam ir jābūt budžetam. Budžets tiks balstīts uz aprēķiniem ar grāmatvedības departamentu. Apspriediet skaitļus ar grāmatvedības nodaļu, lai noteiktu, kāds būs budžets katrai projekta daļai.
7. darbība. Dokumentējiet produkta vai pakalpojuma apjomu
Izstrādājiet detalizētu aprakstu par to, kas būs produkts vai pakalpojums. Lai izstrādātu šo aprakstu, varat sadarboties ar projektēšanas komandu. Tajā jāiekļauj rezultāti, resursi, grafiks un izmaksas.
3. daļa no 4: Datu vākšana un dokumentēšana
1. solis. Izveidojiet procesu
Ir jānosaka esošais process, kurā tiek ražoti produkti vai sniegti pakalpojumi jūsu klientiem. Acīmredzot procesus noteiks veseli departamenti, kas kopā strādās, lai rastu risinājumu. Tomēr jūsu uzdevums ir definēt procesu biznesa prasībās. Nosakiet, kā pētāmie procesi ietekmē problēmu neatkarīgi no tā, vai tas ir cēlonis vai sekas. Izpētiet procesu, izmantojot:
- Procesa novērojumu apkopošana.
- Interviju veikšana ar darbiniekiem, kas veic procesu.
- Analizējot procesa kvantitatīvos rādītājus, piemēram, apjomu, cikla laiku, izmaksas, kvalitāti.
2. solis. Izveidojiet procesa plūsmas diagrammu
Viens veids, kā parādīt procesu, ir izmantot plūsmas diagrammu. Jūs izmantojat formas katram procesa posmam ar bultiņām, lai parādītu, kā produkts vai pakalpojums pārvietojas. Būtībā tā ir procesa darbības karte. Tas var parādīt, kur var rasties problēmas ar šo procesu, ja produkts noteiktā apgabalā galu galā sašaurinās.
Piemēram, ja vienā apgabalā vienā stundā var saražot 40 produktus, bet nākamajā procesa posmā var veikt tikai 20 stundas, tad process ir jāpielāgo
3. solis. Izskaitiet procesa elementus
Jūsu procesa analīze parāda, kā katrs solis ietekmēs citu darbību. Tāpēc jūsu projekta procesu nevajadzētu automatizēt, kamēr neesat pilnībā sapratis procesu, izmantojot analīzi. Iekļaujiet ievades un izvades skaidrojumu ar fizisko skaitu, cikla laiku un citiem būtiskiem datiem. Īpaši ņemiet vērā, kad process tiek pārvietots no vienas nodaļas uz citu, jo tas bieži vien ir lielākās neefektivitātes avots.
4. daļa no 4: Ziņošana par konstatējumiem
1. solis. Ievelciet informāciju pārskatā
Kad esat apkopojis informāciju par katru daļu un to uzrakstījis, jums viss jāapkopo vienā lielā ziņojumā. Sadaliet to galvenajos procesos un apakšprocesos, lai to būtu viegli lasīt. Izmantojiet vizuālos materiālus, lai noskaidrotu izpratni. Turklāt noteikti esiet pēc iespējas kodolīgāks, jo daudziem cilvēkiem būs jāizlasa šis ziņojums.
Solis 2. Saglabājiet to kodolīgi
Šim paziņojumam nav jābūt garām lapām. Tā var būt rindkopa vai divas, jo tā tikai izsaka problēmu. Faktiski galvenajai problēmas daļai vajadzētu būt iespējai izteikt vienā teikumā.
3. solis. Konsultējieties ar komandas locekļiem
Apstipriniet savus secinājumus ar komandas locekļiem un nodaļu avotiem. Šis solis ir kvalitātes kontroles pārbaude, lai pārliecinātos, ka nekas netika izlaists vai nepareizs. Jautājiet, vai ir jāveic kādi labojumi.
4. solis. Veiciet nepieciešamās izmaiņas
Ja jums ir jāveic labojumi, mainiet dokumentu. Kad esat veicis labojumus, jums tas jānosūta vēlreiz, noteikti izceļot atšķirības, lai jūsu lasītājiem nebūtu vēlreiz jālasa viss dokuments.
Solis 5. Apkopojiet savus secinājumus
Uzrakstiet īsu kopsavilkumu par galvenajiem atklājumiem, lai lasītāji tos varētu viegli saprast. Vairumā gadījumu kopsavilkums nedrīkst pārsniegt divas lapas. Noteikti iekļaujiet atsauces vai saites, ja esat izveidojis elektronisku pārskatu.
6. solis. Uzrādiet savu ziņojumu sponsorējošajai pusei
Izveidojiet prezentāciju un prezentācijas materiālus, lai jūs varētu parādīt savus atklājumus sponsorējošajai pusei. Ja ir nepieciešams mutisks ziņojums, sagatavojieties šai sanāksmei, pārskatot savus secinājumus.