Kā atbildēt uz tālruņa zvanu no priekšnieka (ar attēliem)

Satura rādītājs:

Kā atbildēt uz tālruņa zvanu no priekšnieka (ar attēliem)
Kā atbildēt uz tālruņa zvanu no priekšnieka (ar attēliem)

Video: Kā atbildēt uz tālruņa zvanu no priekšnieka (ar attēliem)

Video: Kā atbildēt uz tālruņa zvanu no priekšnieka (ar attēliem)
Video: Kā izveidot automātiskās atsauces un literatūras sarakstu? 2024, Marts
Anonim

Ienākošie telefona zvani no priekšnieka dažreiz var izraisīt trauksmes sajūtu, īpaši, ja priekšnieks parasti liek justies nervozam un mazāk pārliecinātam. Labākais veids, kā rīkoties ar priekšnieka telefona zvaniem, ir praktizēt profesionālu telefona pieklājību un vienmēr būt gatavam saņemt uzdevumus un jautājumus, kas saistīti ar jūsu darbu.

Soļi

1. daļa no 3: Profesionāla telefona etiķetes praktizēšana

Atbildiet uz tālruņa zvanu no sava priekšnieka 1. darbība
Atbildiet uz tālruņa zvanu no sava priekšnieka 1. darbība

1. solis. Atbildiet uz tālruņa zvanu divu līdz trīs zvanu laikā

Tādējādi jūs liekaties produktīvs un aizņemts. Atbildot uz tālruni pārāk agri, var šķist, ka neesat pārāk aizņemts, bet, gaidot pārāk ilgi, pirms atbildat, šķiet, ka zvanītājam nav prioritātes.

Profesionālā vidē tas jādara neatkarīgi no tā, kas jums zvana. Neatlieciet šo vai nevienu tālruņa etiķetes punktu, kad jūsu priekšnieks parādās jūsu zvanītāja ID, jo katrs kolēģis, klients un pārdevējs būs vairāk uzņēmīgi pret profesionāli pieklājīgu izturēšanos. Turklāt jūs nekad nevarat precīzi zināt, kad jūsu priekšnieks var zvanīt no citas līnijas

Atbildiet uz tālruņa zvanu no priekšnieka. 2. darbība
Atbildiet uz tālruņa zvanu no priekšnieka. 2. darbība

2. solis. Izmantojiet profesionālu sveicienu

Atbildot uz tālruni, centieties būt profesionāls un patīkams. Piemēram, ja ienākošie zvani parasti ir no citiem jūsu organizācijas kolēģiem vai ja jūs zināt, ka jūsu priekšnieks atrodas līnijas otrā galā, sakiet: “Šis ir Džons Smits. Kā es varu jums šodien palīdzēt?”

  • Lielākām organizācijām, kurās ir vairāki departamenti, apsveikumā varat iekļaut arī savu nodaļu: “Šis ir Džons Smits pārdošanā. Kā es varu Jums palīdzēt?"
  • Atbildot uz tālruņa zvanu no ārējās līnijas, jums jānorāda sava uzņēmuma nosaukums, pat ja jums ir aizdomas, ka zvana jūsu priekšnieks. Piemēram, jūs varētu teikt: “Labdien! Tas ir ABC logrīki, runā Džons Smits. Kā es varu Jums palīdzēt?"
Atbildiet uz tālruņa zvanu no priekšnieka. 3. darbība
Atbildiet uz tālruņa zvanu no priekšnieka. 3. darbība

Solis 3. Norijiet pārtiku vai izspļaujiet košļājamo gumiju

Vislabāk to darīt, pirms atbildat uz tālruni, bet, ja nevarat to izdarīt savlaicīgi, nākamā iespēja ir pabeigt darbību pēc iespējas klusāk un diskrētāk. Runājot ar ēdienu vai gumiju mutē, jūs varat izklausīties neprofesionāli, un zvanītājs to bieži var noteikt otrā galā.

Atbildiet uz tālruņa zvanu no priekšnieka. 4. darbība
Atbildiet uz tālruņa zvanu no priekšnieka. 4. darbība

4. solis. Runājiet skaidri un tieši iemutnī

Tas novērš nepareizu saziņu starp jums un jūsu priekšnieku, kas var radīt problēmas ceļā. Arī jūsu priekšnieks var kļūt neapmierināts, ja viņam vai viņai ir problēmas sazināties ar jums klusinātas runas un sliktas skaņas kvalitātes dēļ.

Jums vajadzētu arī mēģināt smaidīt, atbildot un runājot pa tālruni. Lielākā daļa zvanītāju, tostarp jūsu priekšnieks, var dzirdēt smaidu caur jūsu balsi un toni. Tas var labvēlīgi atspoguļot jūsu priekšnieku, it īpaši, ja strādājat nozarēs, kas saistītas ar pārdošanu un klientu apkalpošanu

Atbildiet uz tālruņa zvanu no priekšnieka 5. darbība
Atbildiet uz tālruņa zvanu no priekšnieka 5. darbība

5. solis. Veltiet priekšniekam visu uzmanību

Kad priekšnieks runā pa tālruni, noteikti pievērsiet uzmanību. Pārtrauciet visu, pie kā strādājat-pat ja tas ir priekšnieka iepriekš dots uzdevums-un esiet gatavs uzklausīt priekšnieka teikto.

Parasti izvairieties no reaģēšanas uz ārējiem traucējumiem, kad priekšnieks runā ar jums. Piemēram, ja jūsu kolēģis ieiet jūsu birojā, kamēr jūs zvanāt, pieklājīgi pamāj ar roku pie tālruņa, lai norādītu savu pašreizējo nespēju runāt

2. daļa no 3: Saruna ar savu priekšnieku

Atbildiet uz tālruņa zvanu no priekšnieka 6. darbība
Atbildiet uz tālruņa zvanu no priekšnieka 6. darbība

Solis 1. Sarunājoties ar priekšnieku, veiciet piezīmes

Tas palīdz jums būt gatavam gadījumam, ja priekšnieks sniedz jums svarīgu informāciju, piemēram, laiku, datumus, adreses vai norādījumus konkrētam uzdevumam. Tas arī ļauj pierakstīt visus jautājumus, kas jums varētu rasties priekšniekam.

  • Apsveriet iespēju piezīmju grāmatiņu un pildspalvu turēt pie sava galda vai augšējā atvilktnē, kur tā būs viegli pieejama. Piezīmju grāmatiņa tuvumā ļaus veikt piezīmes gan par plānotajiem, gan neplānotiem tālruņa zvaniem.
  • Ja jums nav pieejams piezīmju grāmatiņa, bet sēžat pie datora, varat atvērt tukšu piezīmi vai tekstapstrādes dokumentu un veikt piezīmes, izmantojot to. Tomēr ņemiet vērā, ka jūsu priekšnieks varēs dzirdēt jebkuru skaļu rakstīšanu; jums būs jāpievērš īpaša uzmanība, lai demonstrētu aktīvu klausīšanos, lai jūsu priekšnieks mazāk vēlētos domāt, vai tastatūras klikšķi patiešām ir saistīti ar sarunu.
Atbildiet uz tālruņa zvanu no sava priekšnieka 7. darbība
Atbildiet uz tālruņa zvanu no sava priekšnieka 7. darbība

2. solis. Esiet mierīgs

Veiciet dažas klusas, dziļas elpas un, ja nepieciešams, malkojiet ūdeni, lai palīdzētu jums palikt mierīgam. Trauksmes simptomus var dzirdēt pa tālruni, it īpaši, ja jūs smagi elpojat vai jūsu balss izklausās nervoza un dreboša. Paliekot mierīgam, jūs varat justies un izklausīties pārliecinātāks un kontrolētāks.

  • Ja jūs zināt, ka jūsu priekšnieks gatavojas zvanīt, mēģiniet pirms tam nedaudz pastaigāties, lai atbrīvotu nervu enerģiju. Pat pastaiga pa jūsu biroju vai nodaļu var palīdzēt. Vienkārši pārliecinieties, ka esat atgriezies ar pietiekami daudz laika, lai rezervētu priekšnieka tālruņa zvanu.
  • Ja jums ir nepieciešams nomierināties tieši pirms zvana vai tā laikā, izmēģiniet dziļu elpošanu. Ieelpojiet pēc iespējas klusāk caur degunu četru līdz piecu sekunžu laikā; turiet vēl trīs sekundes, pēc tam mierīgi izelpojiet vēl četras līdz piecas. Palielinātajam skābeklim vajadzētu palīdzēt atbrīvot spriedzi un iztīrīt prātu.
Atbildiet uz tālruņa zvanu no priekšnieka. 8. darbība
Atbildiet uz tālruņa zvanu no priekšnieka. 8. darbība

Solis 3. Visu laiku praktizējiet aktīvu klausīšanos

Tā kā jūsu priekšnieks nerunā ar jums personīgi, ir svarīgi skaidri saprast visu, ko viņš vai viņa jums saka pa tālruni. Nebaidieties lūgt priekšniekam atkārtot un izskaidrot lietas, kuras pirmo reizi nedzirdējāt vai pareizi sapratāt.

Patiesībā varētu būt lietderīgi periodiski lūgt paskaidrojumus vai apstiprināt informāciju, pat ja jums ir skaidra priekšnieka norādījumu izpratne. Tas var būt tik vienkārši, kā apkopot norādījumus saviem vārdiem pirms klausules klausules nolikšanas. Demonstrējot aktīvu klausīšanos, jūs apliecināt priekšniekam, ka pievērsāt uzmanību, un parādāt vispārēju profesionālu izturēšanos

Atbildiet uz tālruņa zvanu no sava priekšnieka 9. darbība
Atbildiet uz tālruņa zvanu no sava priekšnieka 9. darbība

4. solis. Atbildiet īsi un konkrēti

Tas apliecina gatavību un ļauj jūsu priekšniekam nokļūt līdz zvana saknei, nedaudz novēršot uzmanību. Vairumā gadījumu jūsu priekšnieks ir aizņemts un, iespējams, vēlas tikai informāciju par iemeslu, kāpēc viņš vai viņa zvanīja. Ja vien jūsu priekšnieks īpaši neprasa visu informāciju, mēģiniet nodrošināt tieši to, ko vēlas jūsu priekšnieks.

Atkal tas nenozīmē, ka jums nevajadzētu lūgt paskaidrojumus pēc vajadzības. Jūsu priekšnieks, iespējams, ir aizņemts, bet parasti labāk ir veltīt papildu 60 sekundes, lai uzdotu savu jautājumu, nevis piespiest sevi vai priekšnieku stundām ilgi labot savas kļūdas. Ja jums ir vairāk jautājumu, nekā atļauj laiks, apsveriet iespēju jautāt priekšniekam, vai ir kāds cits kolēģis vai rakstisku instrukciju kopums, uz kuru varat atsaukties, lai saņemtu papildu paskaidrojumus

Atbildiet uz tālruņa zvanu no sava priekšnieka 10. darbība
Atbildiet uz tālruņa zvanu no sava priekšnieka 10. darbība

Solis 5. Sarunas laikā pamājiet ar verbālu galvu

Mutiski galvas mājieni ir tādi apgalvojumi kā “jā”, “labi”, “es saprotu” un “es redzu” - tas viss norāda, ka jūs aktīvi klausāties priekšniekam.

Protams, šie verbālie galvas pamājieni ir atbilstoši jāievieto sarunā. Pagaidiet pauzi pēc instrukcijas vai paskaidrojuma, pirms veicat šāda veida piezīmi

Atbildiet uz tālruņa zvanu no sava priekšnieka 11. darbība
Atbildiet uz tālruņa zvanu no sava priekšnieka 11. darbība

6. solis. Sarunas laikā saglabājiet pozitīvu attieksmi

Pozitīva attieksme pret darbu parāda priekšniekam, ka esat pārliecināts, kompetents un nebaidāties uzņemties ar darbu saistītus izaicinājumus. Piemēram, ja jūsu priekšnieks zvana, lai runātu par problēmu, apspriediet iespējamās risinājumus, ko varat īstenot.

  • Pat ja jūsu priekšnieks kritizē jūsu darbu vai uzvedību, esiet pēc iespējas uzņēmīgāks. Atzīstiet kritiku, apkopojot to saviem vārdiem, un pēc tam apspriediet iespējamos risinājumus šai kritikai. Jūs varat izteikt visas godīgās bažas, kas jums radušās uz priekšu, taču jums nevajadzētu attaisnot pagātnes kļūdas vai problēmas.
  • Ja jums ir jāpauž bažas vai jāpaskaidro pagātnes problēmas, izteikumu “jūs” vietā sniedziet “es”. Tas neļauj jūsu priekšniekam aizstāvēties un atbildēt ar dusmīgiem vai negatīviem paziņojumiem. Piemēram, ja jūsu priekšnieks zvana, lai runātu ar jums par projektu, kuru nepabeidzāt laikā, sakiet: “Man radās problēmas ar resursu savākšanu”, nevis “Jūs man nedevāt visus resursus laikā”.
Atbildiet uz tālruņa zvanu no priekšnieka 12. darbība
Atbildiet uz tālruņa zvanu no priekšnieka 12. darbība

7. solis. Pateicieties priekšniekam, ka veltījāt laiku, lai jums piezvanītu

Lai gan jūsu priekšnieks jums piezvanīja, nevis otrādi, pateicība priekšniekam par zvanīšanu ir lielisks veids, kā izteikt atzinību par viņa laiku. Piemēram, sakiet: “Es zinu, ka jums ir aizņemta diena; paldies, ka veltījāt laiku man piezvanīt.”

Tas attiecas uz gandrīz jebkuru telefona sarunu ar priekšnieku, taču tas ir īpaši svarīgi, ja priekšnieks zvanīja, lai izskaidrotu projektu, izteiktu bažas vai kritizētu jūsu darbu. Mērķis ir parādīt savu vēlmi darīt labu darbu saistībā ar jums dotajiem uzdevumiem, un, pateicoties priekšniekam par veltīto laiku, tiek atzīts, ka priekšnieka aicinājums padarīs labu darbu daudz iespējamāku

3. daļa no 3: Atbildēšana uz pēczvanu tālruņa zvanu

Atbildiet uz tālruņa zvanu no sava priekšnieka 13. darbība
Atbildiet uz tālruņa zvanu no sava priekšnieka 13. darbība

1. solis. Atbildiet uz zvanu, kad tas ir iespējams

Ja priekšnieks jums zvana pēc stundām, jums jāatbild uz tālruni, ja vien tas netraucē prioritātēm, kas nav saistītas ar darbu. Tas jo īpaši attiecas uz gadījumiem, kad šo darbu sākāt pēdējo sešu mēnešu laikā.

  • Vēlme sazināties ar priekšnieku pēc parastā darba laika parādīs jūsu centību uzņēmumam un jūsu amatam.
  • Tomēr, ja nevarat atbildēt uz tālruni, jums nekavējoties jāatbild savam priekšniekam. Ideālā gadījumā tas nozīmē noklausīties balss pastu un dažu minūšu laikā piezvanīt priekšniekam. Atkarībā no uzņēmuma kultūras un zvana rakstura, iespējams, varēsit saņemt ātru īsziņu vai e -pastu, izskaidrojot kavēšanos, ja tālruņa zvans nav iespējams.
Atbildiet uz tālruņa zvanu no priekšnieka 14. darbība
Atbildiet uz tālruņa zvanu no priekšnieka 14. darbība

2. solis. Pārbaudiet sava uzņēmuma kultūru

Dažos uzņēmumos jūsu darba devējs var sagaidīt, ka jūs sazināsieties pa tālruni un e -pastu neatkarīgi no diennakts laika vai nedēļas dienas. Lai gan tas var šķist negodīgi, jums tas jāpieņem kā daļa no jūsu uzņēmuma kultūras, ja vēlaties turpināt tur strādāt.

Ja neesat pārliecināts, kāds ir protokols, konsultējieties ar kolēģiem. Jūs varat uzzināt, ka ir pilnīgi pieņemami atlikt atbildes sniegšanu uz dažām stundām, vai arī atklāt, ka visi pārējie atbild nekavējoties. Uzziniet, kāda ir gaidītā atbilde, un sekojiet tai

Atbildiet uz tālruņa zvanu no sava priekšnieka 15. darbība
Atbildiet uz tālruņa zvanu no sava priekšnieka 15. darbība

Solis 3. Palieciet pozitīvi un rīkojieties atbilstoši situācijai

Jums vienmēr jābūt pieklājīgam un pozitīvam, klausoties priekšniekam, pat zvana laikā. Tomēr, lai noteiktu pareizo atbildi uz to, jums ir jāaplūko katra situācija atsevišķi.

  • Ja jūsu priekšnieks piedāvā vispārīgu kritiku vai instrukciju kopumu, piemēram, sarunas laikā veiciet piezīmes, bet pēc zvana beigām varat atsākt savas iepriekšējās darbības, kas nav saistītas ar darbu. Jūs parasti varat saglabāt darbību parastajā darba laikā, ja lieta nav steidzama.
  • No otras puses, ja priekšnieks jums piezvana par ārkārtas situāciju, jums nekavējoties jārīkojas ārkārtas situācijā un saskaņā ar priekšnieka vēlmēm.
Atbildiet uz tālruņa zvanu no sava priekšnieka 16. darbība
Atbildiet uz tālruņa zvanu no sava priekšnieka 16. darbība

4. solis. Novērtējiet savu vispārējo apmierinātību ar darbu

Jūsu priekšnieks nevar pamatoti sagaidīt, ka būsit pieejams visu diennakti, taču nav garantijas, ka priekšniekam būs pamatotas cerības. Ja priekšnieks regulāri piezvana jums pēc stundām un tas izraisa jums lielu nelaimi vai satraukumu, iespējams, ir pienācis laiks padomāt par cita darba meklēšanu.

Jūs varat mēģināt izslēgt savu mobilo tālruni, kad zināt, ka jūsu priekšnieks zvana pēc darba laika, taču, ja vien jūsu darba vieta nav savienota arodbiedrībā, jūs, iespējams, esat “pēc vēlēšanās” darbinieks, kuru var jebkurā laikā atlaist. Jūsu priekšnieks var atkāpties, saņemot ziņu, ka pēc stundām neatbildēsit, taču ir arī iespējams, ka priekšnieks atbildēs, atlaižot jūs

Padomi

  • Praktizējiet atbildēšanu uz priekšnieka telefona zvaniem privātā vidē, lai nākamajā reizē, kad viņš vai viņa zvanīs, varētu justies ērtāk, pārliecinātāk un sagatavotāk. Praktizējiet runāt ar savu priekšnieku pats vai veiciet virkni izspēļu telefona zvanu ar draugiem un ģimenes locekļiem.
  • Sazinieties ar savu priekšnieku tādā veidā, kas vislabāk atspoguļo jūsu uzņēmuma kultūru. Lai gan jūsu priekšnieks var jums īpaši piezvanīt, lai apspriestu uzņēmējdarbību, paturiet prātā, ka sarunas ar savu priekšnieku var sniegt labu un paliekošu iespaidu. Skatiet priekšnieka telefona zvanus kā pozitīvu mijiedarbību, kas var novest pie atpazīstamības un uzlabojumiem darba vietā.

Ieteicams: