Uzņēmumi bieži dokumentē procesu, lai pārliecinātos, ka katrs darbinieks zina, kā to pareizi veikt, vai arī lai analizētu procesa uzlabojumus. Ja jums tiek lūgts dokumentēt procesu vai nolemjat to darīt pats, pārliecinieties, vai esat iesaistījis cilvēkus, kuriem ir pieredze un zināšanas par šo procesu kopumā. Tālāk ir aprakstīti divu veidu blokshēmas, bet, ja jūs domājat, ka cita veida vienkārša diagramma vai teksta dokuments ir piemērotāks jūsu procesam, varat to izmantot. Tādā gadījumā izlasiet vispārīgo padomu sadaļu, lai gūtu priekšstatu par procesa dokumentācijas mērķi.
Soļi
1. metode no 4: izlemt, kā dokumentēt savu procesu
1. solis. Kad vien iespējams, pieturieties pie viena procesa vienlaikus
Nemēģiniet aprakstīt visu savu darbu vienā blokshēmā. Īsu dokumentu sērija, kas aptver katru uzdevumu atsevišķi, būs daudz vieglāk izpildāma.
Ja jums ir jādokumentē liela mēroga process, piemēram, uzņēmuma produkta radīšana no ieceres līdz pārdošanai, izmantojiet tikai vienkāršus nosaukumus, lai atsauktos uz katru šī procesa uzdevumu. Ja nepieciešams, izmantojiet papildu dokumentus, lai sīkāk izskaidrotu katru uzdevumu
2. solis. Sadaliet kopainu apakšprocesos
Apakšprocesi ir galvenie uzdevumi, kas tiek veikti procesa laikā. Ja neesat cieši iepazinies ar procesu, kuru dokumentējat, intervējiet projektu vadītājus vai citus šī procesa ekspertus, lai labi izprastu ar tiem saistītos uzdevumus.
Parasti, ja dokumenta solis ietver vairāk nekā vienu darbības vārdu vai vārdu "un", to, iespējams, var iedalīt divos posmos. Piemēram, “Novietojiet bulciņu un gaļas pīrādziņu uz grila” jāsadala uz “Novietojiet gaļas pīrādziņu uz grila” un “Novietojiet bulciņu uz grila”
3. solis. Izlemiet, vai process ir pietiekami vienkāršs teksta dokumentam
Ja jūsu process katru reizi ir līdzīgs un ietver tikai dažus lēmumus vai variācijas, iespējams, vēlēsities vienkārši ierakstīt darbības sarakstā. Izmantojiet elektronisku teksta dokumentu (piemēram, Microsoft Word failu) vai izklāta papīra lapu.
4. solis. Apsveriet blokshēmas izveidi
Vienkārša blokshēma ir vienkāršs veids, kā vizuāli parādīt procesu, kā aprakstīts šīs lapas vēlākajā sadaļā. Ir arī veidi, kā izveidot sarežģītākas blokshēmas, taču tie nav nepieciešami lielākajai daļai procesu. Ieteicams sekot norādījumiem sadaļā par sarežģītām blokshēmām tikai tad, ja jūsu process sastāv no vairāk nekā desmit soļiem un vairāk nekā trīs cilvēki veic dažādus procesa soļus.
5. solis. Kad vien iespējams, saglabājiet to īsu
Viena lapa ir ideāla, taču pat sarežģītiem procesiem mēģiniet to saīsināt līdz 5 vai mazāk lapām. Tikai specializētiem un sarežģītiem uzdevumiem vajadzētu būt garākiem dokumentiem, un pat tad tikai tad, ja dokumentu izmanto faktiskie cilvēki, kas tos veic.
- Piemēram, ja dokuments ir paredzēts, lai palīdzētu ārstiem diagnosticēt vēzi, jūs, visticamāk, minēsit katru diagnostikas testu, ko var izmantot. Tomēr, ja tas pats process tiek dokumentēts, lai to iesniegtu vadītājiem, izveidojiet īsāku dokumentu, kurā nav iekļautas detalizētākas darbības, piemēram, izlemt, kuru iestatījumu izmantot konkrētā mašīnā.
- No uzdevumu nosaukumiem noņemiet īpašības vārdus. Šiem nosaukumiem jābūt skaidriem un īsiem. Piemēram, rakstiet “Sūtīt rēķinu klientam”, nevis “Sūtīt pilnu rēķinu par visiem pakalpojumiem klientam, kurš pasūtījis produktu”.
6. solis. Iekļaujiet vizuālos materiālus, ja tie palīdz padarīt procesu vieglāk lasāmu
Daži cilvēki vizuālos attēlojumus saprot labāk nekā teksta lasīšana, it īpaši, ja viņi ir vadītāji, vadītāji vai citi cilvēki, kuriem, iespējams, nav praktiskas pieredzes jūsu dokumentētajā procesā. Tās var būt diagrammas, fotogrāfijas vai ekrānuzņēmumi, taču saglabājiet tās vienkāršas un skaidras.
- Iekļaujiet diagrammas vai attēlus sānos tikai tad, ja ir nepieciešams saprast terminu procesa dokumentā. Piemēram, ja procesa dokumentā lasītājam ir jānosaka atšķirība starp divu veidu mašīnām, sniedziet skaidras šo iekārtu diagrammas vai attēlus.
- Neiekļaujiet klipkopas vai citus attēlus, kas ir paredzēti tikai izklaidei.
7. solis. Atsaucieties uz cilvēkiem pēc nosaukuma, nevis uzvārda
Dokuments var pārsniegt atsevišķu personu. Nerakstiet “Nosūtīt sanāksmes protokolu Kerolam”. Uzrakstiet “Nosūtīt sanāksmes protokolu priekšsēdētājam”. Ja uzskatāt, ka vārds ir nepieciešams, lai lasītāji zinātu, ar ko sazināties, iekļaujiet gan vārdu, gan amata nosaukumu.
8. solis. Skaidri norādiet, kā procesi savienojas viens ar otru
Piemēram, procesa dokuments informatīvā izdevuma sakārtošanai var beigties ar piezīmi "Gala rezultāts tiek nosūtīts rediģēšanai. Skatiet dokumentu ar nosaukumu Biļetena rediģēšana". Dokuments ar nosaukumu Biļetena rediģēšana var sākties ar piezīmi "Pirms tam tiek kārtots biļetens". un beidziet ar "Tas tagad ir nosūtīts publicēšanai. Skatiet dokumentu ar nosaukumu Biļetena publicēšana."
9. darbība. Padariet dokumentus rediģējamus un pieejamus
Padariet kopijas pieejamas lasīšanai vai studēšanai. Saglabājiet elektronisko pamatdokumentu rediģējamā formātā, lai vajadzības gadījumā varētu veikt izmaiņas.
- PDF dokumentus nevar rediģēt. Ja izmantojat specializētu diagrammu veidošanas programmatūru, rediģējamu failu saglabāšanai tai var būt atšķirīgs, unikāls faila formāts. Citiem cilvēkiem, iespējams, būs jālejupielādē vai jāiegādājas tā pati programmatūra, pirms viņi var rediģēt šo dokumentu.
- Tikai teksta procesa dokumentiem izmantojiet parastu faila formātu, piemēram,.doc,.docx,.txt vai.rtf. Ja paredzat, ka dokuments bieži mainīsies, izmantojiet tiešsaistes failu mitināšanas pakalpojumu, piemēram, Google dokumentus, lai cilvēki vienmēr redzētu jaunāko versiju.
10. solis. Rūpīgi marķējiet procesa dokumentus
Katrā dokumentā redzamā vietā ierakstiet izveidošanas datumu un pēdējo rediģēšanas datumu, piemēram, lapas augšdaļā. Ja dokumentu rediģē vairāki cilvēki, iespējams, vēlēsities ievietot savu vārdu vai iniciāļus blakus pēdējam rediģētajam datumam. Visbeidzot, iekļaujiet nosaukumu un faila nosaukumu, kas skaidri norāda, kurš process ir dokumentēts.
2. metode no 4: blokshēmas izveide
1. solis. Izveidojiet blokshēmu, lai viegli izskaidrotu vienkāršus uzdevumus
Blokshēmas ir lieliskas, lai attēlotu pamatinformāciju viegli lasāmā, vizuālā stilā. Tos var izmantot, lai palīdzētu jaunajiem darbiniekiem veikt vienkāršus uzdevumus darba apmācības laikā vai palīdzētu darbiniekam, kurš īslaicīgi veic uzdevumu kolēģa prombūtnes dēļ.
Solis 2. Sakārtojiet blokshēmu no kreisās uz labo pusi vai no augšas uz leju
Veidojot blokshēmu, jūs uzrakstīsit lodziņu katram uzdevumam procesa laikā un savienosit to ar bultiņām, lai parādītu, kādā secībā veicat šos uzdevumus. Sāciet no lapas kreisās puses vai augšdaļas, tāpat kā rakstot. Veicot secīgu darbību secību šādā secībā, ir viegli noteikt, kas jāievēro.
- Ja strādājat valodā, kuras rakstīšanas virziens atšķiras no angļu valodas, izmantojiet šo virzienu. Piemēram, arābu valodā uzrakstīta blokshēma pārvietojas no labās uz kreiso pusi.
- Izmantojiet bultiņas, lai padarītu virzienu skaidru. Nevelciet starp uzdevumiem tikai līnijas bez bultiņām.
3. solis. Sāciet ar apli ar nosaukumu “start”
" Ja jūsu blokshēma ir pietiekami maza, lai ietilptu vienā rindā vai kolonnā, jums var nebūt vajadzīgs šis aplis. Sarežģītākām blokshēmām ir noderīgs acīmredzams aplis ar apzīmējumu "Sākt".
Solis 4. Uzzīmējiet taisnstūri, kurā ierakstīts pirmā uzdevuma nosaukums
Uzzīmējiet bultiņu, kas vērsta no apļa "sākuma" uz lodziņu, kurā ir pirmais uzdevums. Piemēram, “pieņemt klienta pasūtījumu”.
5. solis. Uzzīmējiet bultiņu uz nākamo uzdevumu vai jautājumu
Šī bultiņa norāda uz nākamo lodziņu, kurā ir ierakstīts otrais uzdevums. Ja pirms otrā uzdevuma veikšanas ir jāpieņem lēmums vai jāatbild uz jautājumu, tā vietā ierakstiet jautājumu dimanta iekšpusē.
Ja iespējams, dimantam izmantojiet citu krāsu nekā kastēm
6. solis. No lēmuma dimantiem pārejiet uz uzdevumiem atkarībā no atbildes
Piemēram, teiksim, ka kastīte ar uzdevumu "Pieņemt klienta pasūtījumu" noved pie dimanta ar jautājumu "vai tika pasūtīts ūdens?" Zīmējiet divas bultiņas, atstājot dimantu. Uz vienas bultiņas ierakstiet “jā” vai “y” un novietojiet lodziņu ar uzrakstu “dot klientam ūdeni”. Uz otrās bultiņas ierakstiet “nē” vai “n” un novietojiet lodziņu ar nosaukumu “dot pavēli gatavot”.
3. metode no 4: sarežģītas blokshēmas izveide
1. solis. Izmantojiet to sarežģītiem procesiem, kuros iesaistīti vairāki cilvēki vai nodaļas
Ja dokumentējat sarežģītu procesu, kurā iesaistīti vairāki cilvēki, komandas vai nodaļas, kas strādā neatkarīgi, apsveriet iespēju izveidot sarežģītu blokshēmu. Šeit aprakstīto blokshēmas veidu sauc par "peldēšanas joslu diagrammu" vai "Rummler-Brache diagrammu". Diagramma ļauj viegli redzēt, kurš ir atbildīgs par katru uzdevumu, un palīdz noteikt jomas, kurās procesu varētu uzlabot.
Blokshēmā ir jāapraksta process, kāds tas ir pašlaik, nevis tas, kā tas būtu jādara
2. solis. Apsveriet programmatūras izmantošanu
Blokshēma, iespējams, izskatīsies sakoptāka un lasāmāka, ja diagrammu izveidei izmantosit programmatūru. Ja ir elektronisks fails, vajadzības gadījumā ir vieglāk veikt izmaiņas shēmā. Meklējiet tiešsaistē "procesu kartēšanas programmatūru", noteikti lejupielādējiet vai iegādājieties tādu, kas var izveidot Rummler-Brache diagrammas.
3. solis. Uzskaitiet katru dalībnieku glītā slejā lapas kreisajā pusē
Katru rindu var apzīmēt ar nodaļu, komandu vai indivīda amata nosaukumu. Katrs dalībnieks ir atbildīgs par uzdevumiem, kas atrodas viņa horizontālajā rindā, kas stiepjas pāri lapai. To dažreiz sauc par šī dalībnieka "peldēšanas joslu".
- Joslas var būt krāsotas vai nē. Tie vienmēr ir jāsadala ar treknām, melnām līnijām, lai diagramma būtu viegli lasāma krāsu neredzīgiem cilvēkiem.
- Mēģiniet novietot blakus esošās grupas, kas mijiedarbojas viena ar otru. Tomēr tas nav obligāti.
Solis 4. Sāciet ar pirmo uzdevumu
Sāciet procesu, ievietojot pirmo uzdevumu lodziņā, kas atrodas lapas kreisās puses malā, pa labi no šī uzdevuma atbildīgā dalībnieka. Piemēram, ja nodaļa Pētniecība sāk procesu, izveidojot produkta ideju, uzvelciet lodziņu pa labi no vārda "Pētniecība" un atzīmējiet to Izveidojiet produkta ideju.
5. solis. Turpiniet tāpat kā parastā blokshēmā, bet turpiniet uzdevumus virzīties pa labi un ievietot atbilstošajā rindā
Piemēram, ja Research pēc tam nosūta savu produkta ideju mārketingam fokusa pārbaudei, zīmējiet bultiņu no Izveidojiet produkta ideju uz lodziņa rindā Mārketings pa labi no iepriekšējā lodziņa. Iezīmējiet šo lodziņu Fokusa pārbaude.
Dažreiz uzdevums var tikt atkārtots, piemēram, produkts vēlāk var atgriezties, lai veiktu papildu fokusa pārbaudi. Ja process faktiski atgriežas tajā pašā agrākajā posmā, velciet bultiņu atpakaļ uz sākotnējo lodziņu ar apzīmējumu Fokusa pārbaude. Ja process faktiski ir atšķirīgs (piemēram, šī ir sarežģītāka fokusa pārbaudes kārta, kas noved pie dažādiem uzdevumiem), tā vietā uzrakstiet jaunu lodziņu ar citu nosaukumu, piemēram, Uzlabota fokusa pārbaude.
6. solis. Uzziniet, kā izmantot dimantus un apļus
Lielākajā daļā plūsmas diagrammu tiek izmantotas kastes, dimanti un apļi, kā arī bultiņas starp tām. Jūs jau esat saskāries ar lodziņu, kas apzīmēts ar uzdevuma nosaukumu. Izmantojiet dimantu, ja ir vairāki iespējamie rezultāti. Izmantojiet apļus, kad ir sasniegts gala rezultāts. Turpinot iepriekš minēto piemēru, zīmējiet bultiņu no Fokusa pārbaude uz dimanta, kas apzīmēts Vai produkts ir apstiprināts?
No dimanta uzzīmējiet vienu bultiņu, marķējot to Nēun savienojiet to ar loku ar apzīmējumu Procesa beigas. Otra bultiņa ar apzīmējumu Jā var novest pie nākamā uzdevuma šajā procesā.
- Novietojiet dimantu tā dalībnieka rindā vai "peldēšanas joslā", kurš ir atbildīgs par šo lēmumu.
- Aplis apzīmēts Procesa beigas vajadzētu būt savā rindā, bez saistītā dalībnieka.
- Ir daudz citu specializētu blokshēmu simbolu, taču tie tiek reti izmantoti un parasti nav nepieciešami. Jūtieties brīvi izpētīt tos paši, ja jūtat, ka jūsu dokuments būtu ieguvējs no lielākas dažādības.
7. solis. Esiet konsekvents
Izmantojiet līdzīga izmēra kastes un ne vairāk kā divas vai trīs viegli atšķiramas krāsas, lai blokshēma būtu pēc iespējas salasāmāka. Piemēram, visām kastēm (uzdevumiem) var būt zils fons, bet visiem dimantiem (jautājumiem) var būt dzeltena krāsa.
Ja iespējams, atbildes rindai "jā" vienmēr jāsākas no vienas kastes puses (piemēram, labajā pusē un "nē" vienmēr citā (piemēram, apakšējā pusē). Tas ne vienmēr ir iespējams vai viegli sasniedzams, tāpēc netērējiet tam pārāk daudz laika
8. solis. Ja nepieciešams, pārejiet uz citu lapu
Labāk ir izmantot vairākas lapas, nevis padarīt blokshēmu par mazu lasīšanai. Izmantojiet skaidri marķētas cilnes vai bultiņas, lai skaidri parādītu, kā turpinās blokshēma. Piemēram, uzzīmējiet bultiņu ar apzīmējumu A kas noved pie lapas labās puses. Nākamajā lapā uzzīmējiet bultiņu, kas ved no lapas kreisās puses, arī ar apzīmējumu A.
9. solis. Rediģējiet blokshēmu
Izpildiet katru iespējamo "maršrutu" caur blokshēmu un pārbaudiet, vai tam ir jēga. Ideālā gadījumā ļaujiet kādam citam, kas ir pazīstams ar šo procesu, iziet kopā ar jums, lai atrastu kļūdas un identificētu trūkstošās darbības. Kad esat vismaz vienu reizi to izskatījis un izlabojis visas kļūdas, dokuments ir gatavs prezentēšanai vai nosūtīšanai citām iesaistītajām personām. Tomēr, ja process vēlāk mainās, nekautrējieties rediģēt šo blokshēmu, nosūtot atjaunināto dokumentu cilvēkiem, kuri to izmanto.
4. metode no 4: procesa dokumenta analīze, lai uzlabotu procesu
1. solis. Nosakiet jomas, kurās kvalitātes pārskats varētu būt noderīgs
Katru reizi, kad process pāriet no vienas personas vai komandas uz citu, apsveriet, vai kādam ir jāpārbauda notiekošais darbs, lai noskaidrotu, vai tas ir gatavs turpināt. Vai kvalitāte pēc noteiktā soļa, piemēram, soļa, ko parasti veic nepieredzējis komandas loceklis, bieži ir zemāks par normu? Kuriem procesiem ir vislielākā vispārējā ietekme uz kvalitāti, un tiem varētu būt nepieciešama papildu uzmanība?
Ja jūs nolemjat ieteikt kvalitātes pārbaudes soli šajā procesā, skaidri norādiet kritērijus, lai “pārietu” uz nākamo posmu. Neatstājiet cilvēkus minēt, kādi kvalitātes standarti tiek izmantoti
2. solis. Meklējiet dublētus uzdevumus
Ja diagrammā vai dokumentā ir divi identiski uzdevumi, apsveriet, vai tas ir lietderīgi vai neefektīvi. Dažreiz ir labāk atkārtot uzdevumu labākai kvalitātes kontrolei (piemēram, divi departamenti pārbauda produktu dažādos posmos). Tomēr vienkāršiem uzdevumiem, piemēram, korektūrai, nevajadzētu notikt vairāk nekā vienu reizi. Iesakiet no procesa noņemt vienu no dublikātiem.
3. Meklējiet nevajadzīgu pārvietošanos starp departamentiem
Jūsu dokumentā var parādīties, ka persona A un persona B vairākas reizes nodod atbildību par procesu turp un atpakaļ. Vai ir iespējams samazināt nevajadzīgo pārskaitījumu apjomu? Ja jūs varat pārkārtot procesu, persona A, iespējams, var veikt vairākus uzdevumus vienā periodā, pēc tam nododiet to personai B.