4 veidi, kā dokumentēt procesu

Satura rādītājs:

4 veidi, kā dokumentēt procesu
4 veidi, kā dokumentēt procesu

Video: 4 veidi, kā dokumentēt procesu

Video: 4 veidi, kā dokumentēt procesu
Video: Dariet to pats, izstrādājot Lieldienu rotājumus, 3 idejas 2024, Marts
Anonim

Uzņēmumi bieži dokumentē procesu, lai pārliecinātos, ka katrs darbinieks zina, kā to pareizi veikt, vai arī lai analizētu procesa uzlabojumus. Ja jums tiek lūgts dokumentēt procesu vai nolemjat to darīt pats, pārliecinieties, vai esat iesaistījis cilvēkus, kuriem ir pieredze un zināšanas par šo procesu kopumā. Tālāk ir aprakstīti divu veidu blokshēmas, bet, ja jūs domājat, ka cita veida vienkārša diagramma vai teksta dokuments ir piemērotāks jūsu procesam, varat to izmantot. Tādā gadījumā izlasiet vispārīgo padomu sadaļu, lai gūtu priekšstatu par procesa dokumentācijas mērķi.

Soļi

1. metode no 4: izlemt, kā dokumentēt savu procesu

Dokumentējiet procesa 1. darbību
Dokumentējiet procesa 1. darbību

1. solis. Kad vien iespējams, pieturieties pie viena procesa vienlaikus

Nemēģiniet aprakstīt visu savu darbu vienā blokshēmā. Īsu dokumentu sērija, kas aptver katru uzdevumu atsevišķi, būs daudz vieglāk izpildāma.

Ja jums ir jādokumentē liela mēroga process, piemēram, uzņēmuma produkta radīšana no ieceres līdz pārdošanai, izmantojiet tikai vienkāršus nosaukumus, lai atsauktos uz katru šī procesa uzdevumu. Ja nepieciešams, izmantojiet papildu dokumentus, lai sīkāk izskaidrotu katru uzdevumu

2. procesa dokumentēšana
2. procesa dokumentēšana

2. solis. Sadaliet kopainu apakšprocesos

Apakšprocesi ir galvenie uzdevumi, kas tiek veikti procesa laikā. Ja neesat cieši iepazinies ar procesu, kuru dokumentējat, intervējiet projektu vadītājus vai citus šī procesa ekspertus, lai labi izprastu ar tiem saistītos uzdevumus.

Parasti, ja dokumenta solis ietver vairāk nekā vienu darbības vārdu vai vārdu "un", to, iespējams, var iedalīt divos posmos. Piemēram, “Novietojiet bulciņu un gaļas pīrādziņu uz grila” jāsadala uz “Novietojiet gaļas pīrādziņu uz grila” un “Novietojiet bulciņu uz grila”

Dokumentējiet procesa 3. darbību
Dokumentējiet procesa 3. darbību

3. solis. Izlemiet, vai process ir pietiekami vienkāršs teksta dokumentam

Ja jūsu process katru reizi ir līdzīgs un ietver tikai dažus lēmumus vai variācijas, iespējams, vēlēsities vienkārši ierakstīt darbības sarakstā. Izmantojiet elektronisku teksta dokumentu (piemēram, Microsoft Word failu) vai izklāta papīra lapu.

4. procesa dokumentēšana
4. procesa dokumentēšana

4. solis. Apsveriet blokshēmas izveidi

Vienkārša blokshēma ir vienkāršs veids, kā vizuāli parādīt procesu, kā aprakstīts šīs lapas vēlākajā sadaļā. Ir arī veidi, kā izveidot sarežģītākas blokshēmas, taču tie nav nepieciešami lielākajai daļai procesu. Ieteicams sekot norādījumiem sadaļā par sarežģītām blokshēmām tikai tad, ja jūsu process sastāv no vairāk nekā desmit soļiem un vairāk nekā trīs cilvēki veic dažādus procesa soļus.

Dokumentējiet procesa 5. darbību
Dokumentējiet procesa 5. darbību

5. solis. Kad vien iespējams, saglabājiet to īsu

Viena lapa ir ideāla, taču pat sarežģītiem procesiem mēģiniet to saīsināt līdz 5 vai mazāk lapām. Tikai specializētiem un sarežģītiem uzdevumiem vajadzētu būt garākiem dokumentiem, un pat tad tikai tad, ja dokumentu izmanto faktiskie cilvēki, kas tos veic.

  • Piemēram, ja dokuments ir paredzēts, lai palīdzētu ārstiem diagnosticēt vēzi, jūs, visticamāk, minēsit katru diagnostikas testu, ko var izmantot. Tomēr, ja tas pats process tiek dokumentēts, lai to iesniegtu vadītājiem, izveidojiet īsāku dokumentu, kurā nav iekļautas detalizētākas darbības, piemēram, izlemt, kuru iestatījumu izmantot konkrētā mašīnā.
  • No uzdevumu nosaukumiem noņemiet īpašības vārdus. Šiem nosaukumiem jābūt skaidriem un īsiem. Piemēram, rakstiet “Sūtīt rēķinu klientam”, nevis “Sūtīt pilnu rēķinu par visiem pakalpojumiem klientam, kurš pasūtījis produktu”.
Dokumentējiet procesa 6. darbību
Dokumentējiet procesa 6. darbību

6. solis. Iekļaujiet vizuālos materiālus, ja tie palīdz padarīt procesu vieglāk lasāmu

Daži cilvēki vizuālos attēlojumus saprot labāk nekā teksta lasīšana, it īpaši, ja viņi ir vadītāji, vadītāji vai citi cilvēki, kuriem, iespējams, nav praktiskas pieredzes jūsu dokumentētajā procesā. Tās var būt diagrammas, fotogrāfijas vai ekrānuzņēmumi, taču saglabājiet tās vienkāršas un skaidras.

  • Iekļaujiet diagrammas vai attēlus sānos tikai tad, ja ir nepieciešams saprast terminu procesa dokumentā. Piemēram, ja procesa dokumentā lasītājam ir jānosaka atšķirība starp divu veidu mašīnām, sniedziet skaidras šo iekārtu diagrammas vai attēlus.
  • Neiekļaujiet klipkopas vai citus attēlus, kas ir paredzēti tikai izklaidei.
Dokumentējiet procesa 7. darbību
Dokumentējiet procesa 7. darbību

7. solis. Atsaucieties uz cilvēkiem pēc nosaukuma, nevis uzvārda

Dokuments var pārsniegt atsevišķu personu. Nerakstiet “Nosūtīt sanāksmes protokolu Kerolam”. Uzrakstiet “Nosūtīt sanāksmes protokolu priekšsēdētājam”. Ja uzskatāt, ka vārds ir nepieciešams, lai lasītāji zinātu, ar ko sazināties, iekļaujiet gan vārdu, gan amata nosaukumu.

Dokumentējiet procesa 8. darbību
Dokumentējiet procesa 8. darbību

8. solis. Skaidri norādiet, kā procesi savienojas viens ar otru

Piemēram, procesa dokuments informatīvā izdevuma sakārtošanai var beigties ar piezīmi "Gala rezultāts tiek nosūtīts rediģēšanai. Skatiet dokumentu ar nosaukumu Biļetena rediģēšana". Dokuments ar nosaukumu Biļetena rediģēšana var sākties ar piezīmi "Pirms tam tiek kārtots biļetens". un beidziet ar "Tas tagad ir nosūtīts publicēšanai. Skatiet dokumentu ar nosaukumu Biļetena publicēšana."

Dokumentējiet procesa 9. darbību
Dokumentējiet procesa 9. darbību

9. darbība. Padariet dokumentus rediģējamus un pieejamus

Padariet kopijas pieejamas lasīšanai vai studēšanai. Saglabājiet elektronisko pamatdokumentu rediģējamā formātā, lai vajadzības gadījumā varētu veikt izmaiņas.

  • PDF dokumentus nevar rediģēt. Ja izmantojat specializētu diagrammu veidošanas programmatūru, rediģējamu failu saglabāšanai tai var būt atšķirīgs, unikāls faila formāts. Citiem cilvēkiem, iespējams, būs jālejupielādē vai jāiegādājas tā pati programmatūra, pirms viņi var rediģēt šo dokumentu.
  • Tikai teksta procesa dokumentiem izmantojiet parastu faila formātu, piemēram,.doc,.docx,.txt vai.rtf. Ja paredzat, ka dokuments bieži mainīsies, izmantojiet tiešsaistes failu mitināšanas pakalpojumu, piemēram, Google dokumentus, lai cilvēki vienmēr redzētu jaunāko versiju.
Dokumentējiet procesa 10. darbību
Dokumentējiet procesa 10. darbību

10. solis. Rūpīgi marķējiet procesa dokumentus

Katrā dokumentā redzamā vietā ierakstiet izveidošanas datumu un pēdējo rediģēšanas datumu, piemēram, lapas augšdaļā. Ja dokumentu rediģē vairāki cilvēki, iespējams, vēlēsities ievietot savu vārdu vai iniciāļus blakus pēdējam rediģētajam datumam. Visbeidzot, iekļaujiet nosaukumu un faila nosaukumu, kas skaidri norāda, kurš process ir dokumentēts.

2. metode no 4: blokshēmas izveide

Dokumentējiet procesa 11. darbību
Dokumentējiet procesa 11. darbību

1. solis. Izveidojiet blokshēmu, lai viegli izskaidrotu vienkāršus uzdevumus

Blokshēmas ir lieliskas, lai attēlotu pamatinformāciju viegli lasāmā, vizuālā stilā. Tos var izmantot, lai palīdzētu jaunajiem darbiniekiem veikt vienkāršus uzdevumus darba apmācības laikā vai palīdzētu darbiniekam, kurš īslaicīgi veic uzdevumu kolēģa prombūtnes dēļ.

Dokumentējiet procesa 12. darbību
Dokumentējiet procesa 12. darbību

Solis 2. Sakārtojiet blokshēmu no kreisās uz labo pusi vai no augšas uz leju

Veidojot blokshēmu, jūs uzrakstīsit lodziņu katram uzdevumam procesa laikā un savienosit to ar bultiņām, lai parādītu, kādā secībā veicat šos uzdevumus. Sāciet no lapas kreisās puses vai augšdaļas, tāpat kā rakstot. Veicot secīgu darbību secību šādā secībā, ir viegli noteikt, kas jāievēro.

  • Ja strādājat valodā, kuras rakstīšanas virziens atšķiras no angļu valodas, izmantojiet šo virzienu. Piemēram, arābu valodā uzrakstīta blokshēma pārvietojas no labās uz kreiso pusi.
  • Izmantojiet bultiņas, lai padarītu virzienu skaidru. Nevelciet starp uzdevumiem tikai līnijas bez bultiņām.
Dokumentējiet procesa 13. darbību
Dokumentējiet procesa 13. darbību

3. solis. Sāciet ar apli ar nosaukumu “start”

" Ja jūsu blokshēma ir pietiekami maza, lai ietilptu vienā rindā vai kolonnā, jums var nebūt vajadzīgs šis aplis. Sarežģītākām blokshēmām ir noderīgs acīmredzams aplis ar apzīmējumu "Sākt".

Dokumentējiet procesa 14. darbību
Dokumentējiet procesa 14. darbību

Solis 4. Uzzīmējiet taisnstūri, kurā ierakstīts pirmā uzdevuma nosaukums

Uzzīmējiet bultiņu, kas vērsta no apļa "sākuma" uz lodziņu, kurā ir pirmais uzdevums. Piemēram, “pieņemt klienta pasūtījumu”.

Dokumentējiet procesa 15. darbību
Dokumentējiet procesa 15. darbību

5. solis. Uzzīmējiet bultiņu uz nākamo uzdevumu vai jautājumu

Šī bultiņa norāda uz nākamo lodziņu, kurā ir ierakstīts otrais uzdevums. Ja pirms otrā uzdevuma veikšanas ir jāpieņem lēmums vai jāatbild uz jautājumu, tā vietā ierakstiet jautājumu dimanta iekšpusē.

Ja iespējams, dimantam izmantojiet citu krāsu nekā kastēm

Dokumentējiet procesa 16. darbību
Dokumentējiet procesa 16. darbību

6. solis. No lēmuma dimantiem pārejiet uz uzdevumiem atkarībā no atbildes

Piemēram, teiksim, ka kastīte ar uzdevumu "Pieņemt klienta pasūtījumu" noved pie dimanta ar jautājumu "vai tika pasūtīts ūdens?" Zīmējiet divas bultiņas, atstājot dimantu. Uz vienas bultiņas ierakstiet “jā” vai “y” un novietojiet lodziņu ar uzrakstu “dot klientam ūdeni”. Uz otrās bultiņas ierakstiet “nē” vai “n” un novietojiet lodziņu ar nosaukumu “dot pavēli gatavot”.

3. metode no 4: sarežģītas blokshēmas izveide

Dokumentējiet procesa 17. darbību
Dokumentējiet procesa 17. darbību

1. solis. Izmantojiet to sarežģītiem procesiem, kuros iesaistīti vairāki cilvēki vai nodaļas

Ja dokumentējat sarežģītu procesu, kurā iesaistīti vairāki cilvēki, komandas vai nodaļas, kas strādā neatkarīgi, apsveriet iespēju izveidot sarežģītu blokshēmu. Šeit aprakstīto blokshēmas veidu sauc par "peldēšanas joslu diagrammu" vai "Rummler-Brache diagrammu". Diagramma ļauj viegli redzēt, kurš ir atbildīgs par katru uzdevumu, un palīdz noteikt jomas, kurās procesu varētu uzlabot.

Blokshēmā ir jāapraksta process, kāds tas ir pašlaik, nevis tas, kā tas būtu jādara

Dokumentējiet procesa 18. darbību
Dokumentējiet procesa 18. darbību

2. solis. Apsveriet programmatūras izmantošanu

Blokshēma, iespējams, izskatīsies sakoptāka un lasāmāka, ja diagrammu izveidei izmantosit programmatūru. Ja ir elektronisks fails, vajadzības gadījumā ir vieglāk veikt izmaiņas shēmā. Meklējiet tiešsaistē "procesu kartēšanas programmatūru", noteikti lejupielādējiet vai iegādājieties tādu, kas var izveidot Rummler-Brache diagrammas.

Dokumentējiet procesa 19. darbību
Dokumentējiet procesa 19. darbību

3. solis. Uzskaitiet katru dalībnieku glītā slejā lapas kreisajā pusē

Katru rindu var apzīmēt ar nodaļu, komandu vai indivīda amata nosaukumu. Katrs dalībnieks ir atbildīgs par uzdevumiem, kas atrodas viņa horizontālajā rindā, kas stiepjas pāri lapai. To dažreiz sauc par šī dalībnieka "peldēšanas joslu".

  • Joslas var būt krāsotas vai nē. Tie vienmēr ir jāsadala ar treknām, melnām līnijām, lai diagramma būtu viegli lasāma krāsu neredzīgiem cilvēkiem.
  • Mēģiniet novietot blakus esošās grupas, kas mijiedarbojas viena ar otru. Tomēr tas nav obligāti.
Dokumentējiet procesa 20. darbību
Dokumentējiet procesa 20. darbību

Solis 4. Sāciet ar pirmo uzdevumu

Sāciet procesu, ievietojot pirmo uzdevumu lodziņā, kas atrodas lapas kreisās puses malā, pa labi no šī uzdevuma atbildīgā dalībnieka. Piemēram, ja nodaļa Pētniecība sāk procesu, izveidojot produkta ideju, uzvelciet lodziņu pa labi no vārda "Pētniecība" un atzīmējiet to Izveidojiet produkta ideju.

Dokumenta procesa 21. darbība
Dokumenta procesa 21. darbība

5. solis. Turpiniet tāpat kā parastā blokshēmā, bet turpiniet uzdevumus virzīties pa labi un ievietot atbilstošajā rindā

Piemēram, ja Research pēc tam nosūta savu produkta ideju mārketingam fokusa pārbaudei, zīmējiet bultiņu no Izveidojiet produkta ideju uz lodziņa rindā Mārketings pa labi no iepriekšējā lodziņa. Iezīmējiet šo lodziņu Fokusa pārbaude.

Dažreiz uzdevums var tikt atkārtots, piemēram, produkts vēlāk var atgriezties, lai veiktu papildu fokusa pārbaudi. Ja process faktiski atgriežas tajā pašā agrākajā posmā, velciet bultiņu atpakaļ uz sākotnējo lodziņu ar apzīmējumu Fokusa pārbaude. Ja process faktiski ir atšķirīgs (piemēram, šī ir sarežģītāka fokusa pārbaudes kārta, kas noved pie dažādiem uzdevumiem), tā vietā uzrakstiet jaunu lodziņu ar citu nosaukumu, piemēram, Uzlabota fokusa pārbaude.

Dokumentējiet procesa 22. darbību
Dokumentējiet procesa 22. darbību

6. solis. Uzziniet, kā izmantot dimantus un apļus

Lielākajā daļā plūsmas diagrammu tiek izmantotas kastes, dimanti un apļi, kā arī bultiņas starp tām. Jūs jau esat saskāries ar lodziņu, kas apzīmēts ar uzdevuma nosaukumu. Izmantojiet dimantu, ja ir vairāki iespējamie rezultāti. Izmantojiet apļus, kad ir sasniegts gala rezultāts. Turpinot iepriekš minēto piemēru, zīmējiet bultiņu no Fokusa pārbaude uz dimanta, kas apzīmēts Vai produkts ir apstiprināts?

No dimanta uzzīmējiet vienu bultiņu, marķējot to un savienojiet to ar loku ar apzīmējumu Procesa beigas. Otra bultiņa ar apzīmējumu var novest pie nākamā uzdevuma šajā procesā.

  • Novietojiet dimantu tā dalībnieka rindā vai "peldēšanas joslā", kurš ir atbildīgs par šo lēmumu.
  • Aplis apzīmēts Procesa beigas vajadzētu būt savā rindā, bez saistītā dalībnieka.
  • Ir daudz citu specializētu blokshēmu simbolu, taču tie tiek reti izmantoti un parasti nav nepieciešami. Jūtieties brīvi izpētīt tos paši, ja jūtat, ka jūsu dokuments būtu ieguvējs no lielākas dažādības.
Procesa dokumentēšana 23. darbība
Procesa dokumentēšana 23. darbība

7. solis. Esiet konsekvents

Izmantojiet līdzīga izmēra kastes un ne vairāk kā divas vai trīs viegli atšķiramas krāsas, lai blokshēma būtu pēc iespējas salasāmāka. Piemēram, visām kastēm (uzdevumiem) var būt zils fons, bet visiem dimantiem (jautājumiem) var būt dzeltena krāsa.

Ja iespējams, atbildes rindai "jā" vienmēr jāsākas no vienas kastes puses (piemēram, labajā pusē un "nē" vienmēr citā (piemēram, apakšējā pusē). Tas ne vienmēr ir iespējams vai viegli sasniedzams, tāpēc netērējiet tam pārāk daudz laika

Dokumentējiet procesa 24. darbību
Dokumentējiet procesa 24. darbību

8. solis. Ja nepieciešams, pārejiet uz citu lapu

Labāk ir izmantot vairākas lapas, nevis padarīt blokshēmu par mazu lasīšanai. Izmantojiet skaidri marķētas cilnes vai bultiņas, lai skaidri parādītu, kā turpinās blokshēma. Piemēram, uzzīmējiet bultiņu ar apzīmējumu A kas noved pie lapas labās puses. Nākamajā lapā uzzīmējiet bultiņu, kas ved no lapas kreisās puses, arī ar apzīmējumu A.

Dokumentējiet procesa 25. darbību
Dokumentējiet procesa 25. darbību

9. solis. Rediģējiet blokshēmu

Izpildiet katru iespējamo "maršrutu" caur blokshēmu un pārbaudiet, vai tam ir jēga. Ideālā gadījumā ļaujiet kādam citam, kas ir pazīstams ar šo procesu, iziet kopā ar jums, lai atrastu kļūdas un identificētu trūkstošās darbības. Kad esat vismaz vienu reizi to izskatījis un izlabojis visas kļūdas, dokuments ir gatavs prezentēšanai vai nosūtīšanai citām iesaistītajām personām. Tomēr, ja process vēlāk mainās, nekautrējieties rediģēt šo blokshēmu, nosūtot atjaunināto dokumentu cilvēkiem, kuri to izmanto.

4. metode no 4: procesa dokumenta analīze, lai uzlabotu procesu

Dokumentējiet procesa 26. darbību
Dokumentējiet procesa 26. darbību

1. solis. Nosakiet jomas, kurās kvalitātes pārskats varētu būt noderīgs

Katru reizi, kad process pāriet no vienas personas vai komandas uz citu, apsveriet, vai kādam ir jāpārbauda notiekošais darbs, lai noskaidrotu, vai tas ir gatavs turpināt. Vai kvalitāte pēc noteiktā soļa, piemēram, soļa, ko parasti veic nepieredzējis komandas loceklis, bieži ir zemāks par normu? Kuriem procesiem ir vislielākā vispārējā ietekme uz kvalitāti, un tiem varētu būt nepieciešama papildu uzmanība?

Ja jūs nolemjat ieteikt kvalitātes pārbaudes soli šajā procesā, skaidri norādiet kritērijus, lai “pārietu” uz nākamo posmu. Neatstājiet cilvēkus minēt, kādi kvalitātes standarti tiek izmantoti

Dokumentējiet procesa 27. darbību
Dokumentējiet procesa 27. darbību

2. solis. Meklējiet dublētus uzdevumus

Ja diagrammā vai dokumentā ir divi identiski uzdevumi, apsveriet, vai tas ir lietderīgi vai neefektīvi. Dažreiz ir labāk atkārtot uzdevumu labākai kvalitātes kontrolei (piemēram, divi departamenti pārbauda produktu dažādos posmos). Tomēr vienkāršiem uzdevumiem, piemēram, korektūrai, nevajadzētu notikt vairāk nekā vienu reizi. Iesakiet no procesa noņemt vienu no dublikātiem.

Dokumentējiet procesa 28. darbību
Dokumentējiet procesa 28. darbību

3. Meklējiet nevajadzīgu pārvietošanos starp departamentiem

Jūsu dokumentā var parādīties, ka persona A un persona B vairākas reizes nodod atbildību par procesu turp un atpakaļ. Vai ir iespējams samazināt nevajadzīgo pārskaitījumu apjomu? Ja jūs varat pārkārtot procesu, persona A, iespējams, var veikt vairākus uzdevumus vienā periodā, pēc tam nododiet to personai B.

Ieteicams: