Grāmatvedības sistēmas maiņa vai papildināšana ir lielisks veids, kā automatizēt finanšu informāciju un izveidot efektīvāku infrastruktūru, īpaši, ja pārejat no virsgrāmatas stila uz grāmatvedības sistēmu. Veiksmīgai grāmatvedības programmatūras vai sistēmu ieviešanai vajadzētu vadīt projektu vadītājam, kurš var veltīt laiku, izvēloties savu grāmatvedības sistēmu, lai pārliecinātos, ka izvēlaties iespēju ar plašu apmācību un tehnisko atbalstu. Uzziniet, kā ieviest grāmatvedības sistēmu.
Soļi
1. solis. Rūpīgi izvēlieties jauno grāmatvedības sistēmu
Jūs varat izvēlēties pieņemt darbā ārēju grāmatvedi, lai pārskatītu savas finanšu procedūras un ieteiktu izmaiņas, kas varētu palīdzēt uzņēmumam. Pārskatiet katras izmaiņas priekšrocības savā grāmatvedības vai grāmatvedības nodaļā, jo tām ar tām būs jāstrādā ikdienā.
Pirms pārejas pārliecinieties, ka jums ir vadības un grāmatvedības nodaļas atbalsts. Ir grūti veikt izmaiņas visā uzņēmumā, neapstiprinot cilvēkus, kuri apmācīs citus
2. solis. Identificējiet projekta vadītāju, kurš vadīs ieviešanas procesu
Šai personai vajadzētu būt lielai pieredzei uzņēmuma mēroga projektos. Zināšanas par grāmatvedības un grāmatvedības nodaļām ļaus viņiem izprast nepieciešamo budžetu, resursus un atbalstu.
3. solis. Izveidojiet budžetu un laika grafiku
Lai mainītu grāmatvedības sistēmas, jums ir jāiegulda vadītājs, darbinieku laiks, mācību materiāli un daudz kas cits. Iestatiet reālu laika grafiku ar savu projektu vadītāju un grāmatvedības nodaļu.
4. solis. Izveidojiet jauno grāmatvedības sistēmu
Kad esat izvēlējies, kādu grāmatvedības sistēmu izmantosit, jums būs nepieciešams laiks, lai to pielāgotu savām vajadzībām. Lai izvēlētos nepieciešamās funkcijas, konsultējieties ar tās firmas dizaineriem, kurā to iegādājaties.
Solis 5. Izveidojiet apmācības programmu
Pārbaudiet savu pašreizējo infrastruktūru un izveidojiet atšķirīgu mācību plānu katrai nodaļai, kas strādā ar grāmatvedības programmatūru. Ja grāmatvedības programma nenodrošina jums mācību rokasgrāmatu, konsultējieties ar tehnisko rakstīšanas uzņēmumu, lai sniegtu jums precīzu rokasgrāmatu.
6. Izveidojiet izmēģinājuma uzskaites sistēmu
Jūsu darbinieki varēs pārbaudīt šo sistēmu, taču jums joprojām vajadzētu būt iespējai ieteikt izmaiņas veiksmīgākai procedūrai. Daži uzņēmumi izveido mazus moduļus, un darbinieki procesa sākumā sūta atsauksmes.
7. solis. Apmāciet savus darbiniekus izmantot sistēmu
Ja daudzi cilvēki ir jāapmāca, iespējams, vēlēsities to darīt atsevišķos viļņos. Izmantojiet izmēģinājuma sistēmu, lai tos apmācītu.
8. solis. Veiciet izmaiņas un pieņemiet grāmatvedības sistēmu
Kad programmatūru vai finanšu uzņēmums ir iestatījis sistēmu, varat sākt savu galīgo ieviešanas grafiku. Migrējiet datus no vecās grāmatvedības sistēmas uz jauno.
Izveidojiet procedūras, ja rodas problēmas ar vēsturisko datu migrāciju. Šī ir ārkārtīgi svarīga jūsu ieviešanas sastāvdaļa, un grāmatvedības sistēmas nodrošinātājam ir jābūt gatavam nodrošināt sistēmas pilnīgu darbību
9. solis. Sāciet pāreju
Sāciet ar finanšu nodaļām un skatieties visu uzņēmumu. Veidojiet papildu laiku jaunās sistēmas apgūšanai darbinieku darba dienas laikā.
10. solis. Iestatiet atbalsta procedūras
Sazinieties ar uzņēmumu, kur iegādājāties grāmatvedības programmatūru, un izveidojiet kvalifikācijas celšanas kursus ikvienam, kam nepieciešama papildu palīdzība.